Protokoll möte 2 Järnaloppet 2009

Närvarande: Mikael R, Anneli N, Thomas E, Christer N, Inga H-R, Frank R. Saknades: Fotboll, Ishockey, Innebandy, Thomas dM

Föregående protokoll
1. Behövs tillstånd av kommunen och Flyning, vad gäller loppet?
Frank kontrollerar. Kvarstår, ej utfört.
2. Upprätta budget inkl. kostnad för ev. chiptidtagning (se nedan)
Dokument finns upplagda på Office Live. Revidering sker efter detta möte
3. Kontrollera om IB-sektionen ska vara med.
Svar från Rolf: om möjligt
4. Bokning av IP och Jakobs ljud -> Thomas E
IP klart. Jakob klart


Info från marknadsmöte
Frank informerade om vad som sades på marknadsmötet och som berör Järnaloppet.
Beslut: Sponsor som deltar i 1924-klubben och vill ha helsidesannons betalar tilläggspris
Detaljer: se bilaga 1 på Office Live (för behöriga)

Uppdelning av annonsörer för Järnaloppet (1924-klubben/traditionella annonser)
Förra årets lista gicks igenom och vissa ”tjing” gjordes. Då Anneli N vill minska sin försäljningsbörda kommer det att bli några ”obokade” företag.
Uppdelningen klarställdes inte på mötet. Beslöts att samtliga sektioner/säljare markerar de företag som han/hon kan besöka och mailar till Inga H-R. Därefter läggs listan upp på Office Live. Uppgifter till Inga senast till nästa möte.

Annonsering/marknadsföring
Thomas dM hade lämnat förslag till marknadsföring av JL2009. Mötesdeltagarna hade ingenting direkt att invända men beslöt också:
1. att annonsera på marathon.se. Kostnad: se budget på Office Live (för behöriga)
Frank undersöker detaljerna i uppgörelsen och begär statistik innan vi beställer.
2. att undersöka annonsering i lokaltidningar i Sörmland. Kan vi använda Tomas K (Fotboll) för att möjligen få en samordnad annonsering i de tidningar som har samma ägare som LT? Frank kontaktar Tomas.
3. att lappa bilar vid andra lopp innan JL.
Frank presenterade en utskrift från tävlingskalendern på marathon.se som läggs upp på Office Live. Var och en går igenom listan (eller tittar direkt på marathon.se) så tas beslut om vilka lopp och vem som lappar var vid nästa möte. Scaniamilen finns inte på marathon.se men är ett av de aktuella loppen.
4. att inbjudan ska vara klar för utdelning till påsk (v. 15). Ett utkast ska finnas till nästa möte.
5. att ingen ändring av arrangemanget m.a.p. tävlingen får ske efter v. 15
6. att tävlingen detta år enbart ska innehålla sedvanliga tävlingsklasser
7. att tävlingsstart kl. 13:00 bibehålles
8. att tävlingen ska heta Järnaloppet
9. att se över starttider för att om möjligt locka kvar besökarna till slutet (innebär sannolikt att någon knatteklass måste starta senare än förra året).

Chiptidtagning
Frank redogjorde för svar från leverantörer av chiptidtagning. Detaljer: se bilaga 1 på Office Live (för behöriga)
Beslut: Beslöts att inte satsa på chiptidtagning då vi inte ser vare sig någon ekonomisk eller påtaglig idrottslig vinst i detta.

Alternativ till chiptidtagning
Vi kan köpa en modern(-are) klocka och använda en passande programvara samt kanske pricka av turordningen med handscanner (förutsätter streckkod på nr-lapparna). Programvara kostar från 0 till ca. 4000 kr. Frank kollar priser på klocka
En budgetvariant av att ordna turordning är att man förser varje nr-lapp med en avrivningsbar ”etikett” som används i stället för att skriva numret.

Att-göra listan
Listan gicks igenom. Än så länge är bara IP och Jakobs ljud bokade.
Thomas kollar upp att klockan fungerar och att batteriet går att ladda.

Att-göra-listan (som bygger på uppgifter från 2006) behöver revideras både med avseende på vilka uppgifter som ska göras, när de ska vara slutförda och vem som ska göra dem. Alla tittar igenom till nästa möte och meddelar Thomas E som sammanställer.

Övrigt
1. Närvarande på mötet anser att de sektioner som vill vara med och dela på eventuell vinst måste också ställa upp på förberedelser som möten och planering, försäljning och bidra med funktionärer.
2. Vi tror inte längre på att dela budgeten mellan tävlingsarrangemanget och Järnadagen. Evenemangen är för hårt sammanbundna och använder delvis samma funktionärer för att det ska vara meningsfullt. Däremot bör Thomas dM ta fram budgetsiffror för Järnadagsarrangemanget som kan infogas i den totala budgeten.

Nästa möte
Torsdag 2:a april kl. 18:30. OBS! klockslaget.

Bilagor till protokollet (finns att läsa på Office Live för behöriga)
Detaljer från marknadsmöte och chiptidtagning