Protokoll AU måndag 6 april

Närvarande
Björn Sjö, Gunilla Åbrink, Inga Hedström-Roghem och Thomas de Ming

Frånvarande
Jörgen SKagerdahl, Nina Nielsen och Rolf Berg

Övergripande syfte med AU:s första möte för verksamhetsåret
Att tydliggöra de frågor som prioriteras i AU:s arbete under detta verksamhetsår. De första sex punkterna i protokollet är de frågor som AU kommer att prioritera att jobba med under 2009.

1. Kommunikatiosngrupp
AU kommer att främja bildande och löpande arbete i en sektionsövergripande kommunikationsgrupp som ansvarar för att att informationen flödar som den ska i hela föreningen och i alla kommunikationskanaler.
AU beslutade att Thomas de Ming sammankallar till ett möte för att utforma riktlinjer för kommunikationen. Till detta möte kallas Thomas Erlnadsson, Frank Roghem, Christer Norman, Lasse Ahlbom, Rolf Berg samt represenatnter från Ishockey/Ringette och Idrottsskolan.

2. Intern kommunikationskampanj
AU beslutade att tillsammans med sektionsstyrelserna samla all ledare inom repsektive sektion för att tydliggöra hur kansliet och de ekonoimiska rutinerna fungerar samt vad Järna SK står för som förening.
AU beslutade att Gunilla Åbrink utformar programmet och planerar genomförandet.
Vid genomförandet är Gunilla Åbrink "moderator".
Thomas Erlandsson tar programpunkten kring ekonomi och kansliet.
Thomas de Ming tar programpunkten kring vad Järna SK står för.

3. Sponsorpaketen
AU beslutade att fortsätta arbetet med att skapa tydliga sponsorpaket och synka sponsorkontakterna.
Jörgen Skagerdahl har anmält att han inte hinner ta sin del av marknadsgruppens arbete.
AU beslutade därför att Björn Sjö och Thomas de Ming driver de kontakter som redan har tagits vidare. Övriga företag som har finns på listan för potentiella guldsponsorer "lämnas tillbaka" till fotbollssektionen. De företag som fotbollssektionen inte jobbar på kommer sedan att "lämnas över "till Järnaloppets säljorganisation.

4. Anläggningsutveckling
AU beslutade att fortsätta arbetet med att skapa en konkret plan för utvecklingen av idrottsfaciliteterna på en tidshorisont av fem år samt driva på genomförandet av akuta frågor.
Anläggningsgruppen har nu gjort en prioriterad lista fördelad över fem år som kommer att lämnas över till kommunalråd Susanne Bergström för att kommunen ska göra kostnadsberäkningar för de olika insatserna och förbereda processen för kommande beredningsarbete i mål och budget centralt. Thomas de Ming kommer tillsammans med Hasse Neideman (ordf Järna kommundelsnämnd) träffa Anders Bengs för att följa upp alla planerade insatser under våren och också skapa utrymme för de allra mest akuta frågorna enligt anläggninsggruppens prioriteringar.

5. Arrangemangen
AU beslutade att främja genomförandet av fyra arrangemang under året som är föreningsövergripande och passa på att förstärka Järna SK:s identitet genom dessa evenemangen.
Valborg (Gunilla Åberg har ledningsansvar från AU)
Jubileumsfesten (Thomas de Ming har ledningsansvar från AU)
Järnaloppet (prel. har Gunilla Åbrink ledningsansvar från AU för kringaktiviteterna)
Lucia (Nina Nielsen har ledningsansvar från AU)

6. Kansliets rutiner och föreningshusets underhåll
AU beslutade att aktivt främja en vidareutveckling av prioritering och effektivitet i administrationen samt främja insatser för att renovera lokaler och uppnå ett ännu bättre lokalutnyttjande.
Inga Hedström-Roghem stöttar Thomas Erlandsson kring ekonomiska rutiner.
Gunilla Åbrink stöttar Thomas Erlandsson kring övriga administrativa rutiner och mål.
Nina Nilesen får ansvar för att leda omflyttning och renovering av lokaler.

7. Intressekonflikt pojkar-97 gällande fotbollsträning och fysträning för ishockey
AU beslutade att Thomas de Ming bokar möte med tränarteamet för ishockeyns pojkar-97 för att tydliggöra var Järna SK som förening står när det gäller obligatorium och möjligheten att hålla på med flera sporter parallellt inom ramen för föreningens aktiviteter. Intentionen är att hitta en lösning som skapar fler träningstillfällen samtidigt som möjligheten finns kvar för våra barn och ungdomar att hålla på med flera olika sporter.

8. Bildande av ny sektionsstyrelse för ishockey/Ringette
AU beslutade att Thomas de Ming kontaktar Anders Lenntorp, som valdes som sammankallande för en ny sektionsstyrelse i samband med årsmötet, för att undersöka status i arbetet med att bilda en ny sektionsstyrelse. Samtidigt ska information gå ut till alla lag inom ishockey/ringette att verksamheten just nu förvaltas av huvudstyrelsen och att alla ekonomiska åtaganden därför ska godkännas av huvudstyrelsen fram till en ny sektionsstyrelse finns på plats.

9. Mötesplan för 2009
AU bokade följande datum för styrelsemöten under verksamhetsåret:
HS mån 11 maj kl 18.30
HS Mån 15 juni kl. 18.30
AU Tis 18 augusti kl. 17.30
HS Mån 14 september kl. 18.30
AU Mån 5 oktober kl. 18.30
AU mån 9 november kl. 18.30
HS Mån 14 december kl. 18.30