Protokoll HS 11 maj 2009

Närvarande
Gunilla Åbrink, Rolf Berg, Nina Nielsen, Björn Sjö, Inga Hedström-Roghem, Jörgen Skagerdahl, Mikael Roots (ersatte Christer Norman), Lasse Ahlbom och Thomas de Ming.

Frånvarande
Annelie Norman

Uppföljning beslutslistan
1. Beslutslistan gicks igenom och uppdaterades.

Marknad
2. Statusen för sponsorarbetet gicks igenom.
Arbetet fortsätter och alla ser till att kommunicera med varandra för att tydliggöra hur det går och vem som ansvarar för vilka konktakter med befintliga och potentiella sponsorer.
Frågan väcktes om ett enkelt nyhetsbrev att distribuera inom den inre kretsen. Thomas de Ming ombesörjer i mån av tid.
Diskuterades om bonus ska ges till den sektion som knyter guldsponsorer till Järna SK:
Inget beslut togs men frågan bereds för att tas upp igen på nästa HS den 15 juni.

Kommunikation
3. Statusen för kommunikationsgruppen presenterades.
Istället för att sammankalla en speciell grupp så uppmanas alla som har ansvar för kommunikationen inom respektive sektion och för Järna SK centralt att tillsammans snabbt förtydliga oklarheter vart efter behovet uppstår. Beslöts att länka från portalens översikt av de olika sektionerna till den plats på kulbben.se/laget.se som innehåller mest och bäst information. Alla uppmanades ochkså att titta över sin egen sektions-presentation för att ge mer fullödig information.

4. Status för intern kommunikationskampanj presenterades.
Första träffen med ledare inom en sektion genomförs måndag 18 maj då både kansliet och vad Järna SK: står för presenteras och diskuteras. Beslöts att Thomas E går ut med en påminnelse för att säkerställa att ledare från de olika lagen inom fotbolslsektionen har uppmärksammat inbjudan.

Ekonomi
5. Inga avvikelser att rapportera för de olika sektionerna eller HS

Verksamheten i sektionerna
6. Ansökan från fotbollssektionen.
Beslöts att godkänna fotbollssektionens ansökan om totalt 10,000 kr till utbildningspaket från SISU samt inköp av utrustning.

7. Statusen för styrelsen hockey/ringette
Presenterades att en ledningsgrupp kommer att bildas för att ta tag i alla aktuella ärenden och att HS fortsätter att fungera som formell styrelse ytterligar eett tag. Målet är att rekrytera en ordförande som kan hålla ihop sektionen och som inte är involverad i något speciellt lag.

Anläggningarna
8a. Statusen för arbetet med utveckling av idrottsanläggningarna presenterades.
Järna kommundelsnämnd har avsatt 1,2 miljoner till upprustning av IP. Järna SK:S samlade behov är kommunicerade till Anders Bengs och Hasse Neideman. Nu fortsätter arbetet med att förankra och reusrssäkra satsningar för de kommande fem åren.

8b. Diskussion om renovering av kansliet
Plan finns för omallokering av ytor i kansliet och vad som behöver renoveras i form av målning m m. Beslöts att Nina NIelsen är projektledare och att arbetet ska genomföras under hösten 2009.

Arrangemangen
9. Valborgs resultat presenterades.
Bra arbete i Valborgs arrangemangsgrupp och bra väder. Trots att arrangemanget hade mindre sponsring jämfört med 2008 gällande kostnader för orkester, fyrverkeri, ljudkostnader m m så nåddes samma resultat som förra året. Det betyder att intäkter från lotterier m m ökade med närmare 30%. Dessutom ställde många sponsorer upp med priser till lotterier.

10. Status för Jubileusmfesten presenterades.
Bijetter är släppta och nu startar en marknadsföringskampanj inom Järna SK för att locka föräldrarna kring alla lag att köpa biljetter till festen.
Alla sektioner påmindes om att kontakta sina respektive förbund för att sondera möjligheter för olika förtjänsttecken att dela ut i samband med Jubileusmfesten.

11. Status för Järnaloppet presenterades.
Arbetet flyter på som planerat. Intentionen är att dela ut tidningen tidigare i år för att samtidigt kunna markandsföra Jubileumsfesten.