Protokoll möte 4 Järnaloppet 2009

Mötesdag: 2009-05-05

Närvarande: Mikael R, Anneli N, Thomas E, Christer N, Rolf B, Tomas K, Thomas dM, Inga H-R, Frank R (protokollförare)

Saknades: Ishockey

Föregående protokoll 

Från möte 2009-01-27:

1. Behövs tillstånd av kommunen och Flyning, vad gäller loppet?
   Ej kontrollerat. Möte 09-05-05: Beslöts att låta frågan vila. Klart!

Från möte 2009-02-19

1. Uppdelning av annonsörer
   Varje sektion plockar ut de företag som sektionen säljer till. Meddelas Inga per mail alternativt direkt i annonsörslista på Office Live. Status för tilltänkta huvudsponsorer klargörs vid AU-möte 090406. Klart! 
   
   
2. Annonsering i andra lokaltidningar än LT?
   Frågan ej diskuterad. Möte 09-05-05: Södermanlands Nyheter kan vara aktuellt. Pris? Undersöks. Kvarstår (Thomas dM) 
   
   
3. Lappa bilar
   Beslöts att lappa enligt följande:
   Scaniamilen tors 28/5: Frank R + Thomas E (Loppet startar18:10) 
   Trosaloppet fre 26/6: Inga H-R + Mikael R (Loppen startar 16-18)
   Telge stadslopp lör 22/8: Utdelare ej beslutad (Loppen startar 19-21) 
   Kvarstår 
   
   
4. Inbjudan
   Beslöts att inbjudan ska vara klar till nästa möte (se nedan). Utförande diskuteras via mail i mellantiden. Ett utkast (ej grafiskt klart) bör finnas framme till påsk inkluderat ev. omläggning av knatteklass för att hålla kvar besökare.
   Beslöts att ändå ha en ”Fri motionsklass” utan krav på tidtagning då TdM upplever att detta efterfrågas. Fri starttid men viktigt att sätta en sista tidpunkt för start för att inte hålla kvar funktionärer i onödan. Anmälan kompletteras med val om man ej vill ha tidtagning. Klart!
   
   
5. Stegräknare
   Beslöts att om ekonomiskt överkomligt locka med stegräknare för de 50 först anmälda. Undersöks. Kvarstår (Inga H-R) 
   
   
6. Kontroll priser på klocka
   Alternativ till chiptidtagning. Möte 09-05-05: Beslöts att låta frågan vila. Klart! 

Från möte 2009-04-02:

1. Järnadagen
   Beslöts om en Järnadag med cafeteria, Brandkår, hästar och hugade utställare (Kyrkan, Röda Korset, LT …) samt att Smart Sport Campus om möjligt ska visa upp sig. Övriga uppslag: Agility? Undersöks. Kvarstår (Thomas dM/AU)
   
   
2. Klockan
   Thomas kollar upp att klockan fungerar och att batteriet går att ladda. Klart!
   
   
3. Webbsidan www.jarnaloppet.se uppdateras snarast på ett tydligt sätt med praktisk information. Klart!
   
   
4. Funktionärer
   Behovet kvarstår 09-05-05. Kvarstår (Alla)

Nya punkter dagens möte:

1. Tidplan Järnaloppsbladet
   - Annonser sålda och annonsunderlag klara senast midsommar. (Alla)
   - Underlag för tryckning klart sön 12/7. (FR, TdM)
   - Tryckning klart fre 31/7. Ej verifierat med tryckare 
   - Utdelning startar lör 1/8 (Lagen)
   - Utdelning klar mån 10/8
   
   
2. Distribution Järnaloppsbladet
   Beslöts att utjämna ansvaret för distributionen av JL-bladet och föra över 2 distrikt från Fotbolls- till Hockeysektionen. (Thomas E)
   
   
3. Utskick inbjudan
   Beslöts att göra ett första mailutskick av inbjudan till föreningar. Ytterligare ett utskick görs i början av augusti. (Thomas E)
   
   
4. Marknadsföring övrigt
   Thomas dM föreslog foruminlägg med reklam för Järnaloppet. Kollas. (Thomas dM)
   
   
5. Annonspriser
   Mittuppslag: 3 100 kr (färg 6 000 kr)
   Helsida: 1 500 kr (färg 2 000 kr)
   Halvsida: 850 kr
   Tredjedelssida: 750 kr
   Fjärdedelssida: 600 kr
   
   
6. Annonsfördelning
   Klippkällaren, H.Johanssons måleri, Kallfors Golf  -> AN
   Hagströms, Kallfors Kök -> TdM
   Fläkt Woods, Jims Glas, Folkpool -> TE
   JS Trasnport -> RB
   Svärds bilverkstad, RDS -> LA
   Ekmans fastighetsbyrå -> FR
   
   
7. Vattenpost i skogen
   Beslöts att inte ha vattenutdelning vid Svalsäter. Tydlig info vid nr-lappsutdelning, kartor m.m. om att vatten endast finns på IP. (Frank R, Thomas dM, Thomas E)
   
   
8. Påsar och dess innehåll
   Fråga om vi ska behålla påsarna då många anser att innehållet blivit sämre på senare år. 
   Förslag att prata med Saltå för att se om de vill hjälpa till att fylla påsarna utöver AXA's bidrag. (Thomas dM)
   Beslöts att behålla påsarna förutsatt att vi kan fylla dem med vettigt och tillräckligt innehåll.
   
   
9. Övrigt 
   * Hockeysektionens styrelse saknar ordförande. Sektionen kommer sannolikt inte att kunna sälja några annonser. Omfördelning enligt pkt. 6 ovan.  
   * Länken till Järnaloppet var fel på marathon.se. Thomas dM har påpekat. Rättat nu.* Den 5:e september går även Bellmansstafetten i Sthlm.
   
   
10. Nästa möte
    Tisdag 16:e juni kl. 18:00 i Föreningshuset