Järnaloppsmöte 3, 22:a juni 2010

Närvarande: Mikael Roots (Bordtennis), Christer Norman (Bordtennis), Rolf Berg (AU/Innebandy), Thomas Erlandsson (AU), Inga Hedström-Roghem (AU/Friidrott), Anneli Norman (Idrottsskolan), Gunilla Åbrink (AU), Tomas Karlsson (Fotboll), Frank Roghem (Friidrott)
Frånvarande: Ishockey/Ringette

Websiter, e-post

1. www.jarnaloppet.se uppdateras snarast om nödvändigt och därefter löpande vid behov.
Ansvar: Rolf. Tid: Snarast

Inbjudan, klasser

1. Utskrift ca. 1000 (?) ex för lappning Trosalopp. Ansvar: Thomas E

Marknadsföring

1. Lappning Trosaloppet fredag 2:a juli. Ansvar: Micke R, Rolf B

2. E-postutskick till föreningar i Södertälje. Ansvar: Thomas E med hjälp av Christer. Tid: Snarast + upprepning i början av augusti. Status 100622: Pågår

3. E-postutskick till föreningar utanför Södertälje. Ansvar: Thomas E med hjälp av tävlingskalender. Tid: maj-juni + upprepning i början av augusti. Geografisk avgränsning ungefär Gävle-Karlstad-Jönköping. Föreningar närmast Järna prio 1, längre bort prio 2. Status 100622: Pågår

4. Utskick av inbjudan internt med uppmaning om att sätta upp på arbetsplatser. Ansvar: Thomas E Status 100622: Pågår

5. Intern Lag/Sektionstävling: för att öka deltagandet från JSK’s sektioner återbetalas halva anmälningsavgiften till den sektion/lag som är angiven vid anmälan.
Villkor:
- Gäller endast vid föranmälan
- Gäller endast de från sektionen/laget som fullföljt loppet och kommit i mål
- Anmälan görs av lagledare eller motsvarande

. Ansvar: Thomas E. Tid: snarast

Järnaloppstidningen – annonser, sponsorer

1. Annonsstatus enligt separat Excel-lista.
OBS! Se sista dag för annonsunderlag till Frank nedan

2. Oklart om sponsring från AXA, kontaktpersoner har slutat. Ny kontakt krävs. Ansvar: Rolf, Thomas sin kontaktar Lasse Ahlbom för vidare utredning.

3. Intern info i tidningen:
mittuppslag vänster: Järna SK internt
mittuppslag höger: Järnadagens arrangemang
Underlag för tryck till Frank. Ansvar: Gunilla, Rolf Tid: snarast

Järnaloppsbladet – produktion, utdelning

1. Dedline material till tryckeri: Måndag 7:e juli

2. Deadline för material till JSK (Frank): Onsdag 30:e juni!!!

3. Leverans från tryckeri senast 2:a augusti

4. Utdelat till hushåll klart v. 32

Organisation

1. Underlag nr-lappar till Thomas E. Ansvar: Frank
2. Versionshantering på startlistor. Markering på listorna så att det går att se om nummerlappen för ett visst startnummer är uthämtad eller inte
3. Utdelning nr-lappar öppnar kl. 10:00 tävlingsdagen. Finns ingen info om det på anmälan, uppdatera hemsidan!
4. Gavelrummet röjt från ev. materiel senast kl. 9:30. Ansvar: Gunilla
5. Inventering tält. Hur många behövs? Hur många hela? Ansvar: Thomas E
6. Thomas E semester 12/7 - 1/8

Funktionärer

1. Enligt separat funktionärslista
Generellt: 3 st. kurirer, ingen funktionär för enbart sjukvård, ass. starter för att räkna antalet startande.

2. Kurirer (3 st.): Oskar Enetjärn, Anne Keller. Tveksamt men kontaktas. Ansvar: Frank

Inköp/lån/bokningar

1. Plaketter, medaljer, nr-lappar, säk.nålar OK
2. Ljudanläggning (Jakob) bokad, OK.
3. Målbanderoll. Vi försöker få detta sponsrat mot annonsutrymme. Thomas E meddelar storlek. Ansvar: Annelie. Tid: Snarast
4. Skyltar inne på IP samt på byn. Status kontrolleras samt kostnad ev. köp av allvädersskyltar. Ansvar: Rolf, Thomas E. Tid: Snarast
5. Röjtrimmer inköpt? Kollas. Ansvar: Thomas E
6. Christer förmedlar namn till Frank för rep. av Friidrottens trimmer. Ansvar: Christer N Tid: snarast
7. Lån från kommunen: 2 st. trimmers. Ansvar: Thomas E
8. Nya Spårkartor? Kontrollera längd och sträckning. Ansvar: Frank

Nästa möte

Måndag 9:e augusti kl. 18:30 i Föreningshuset.

Vid protokollet: Frank