Protokoll JSKs huvudstyrelse 11 juni 2008

Protokoll för möte i huvudstyrelsen.
11 juni 2008, kl. 18.00 - 21.00 i "Taktikrummet" (stora salen i Föreningshuset)

Närvarande:
Björn Sjö, Lasse Ahlbom, Christer Norman, Jörgen Skagerdahl, Inga Hedström-Roghem, Rolf Berg, Gunilla Åbrink, Thomas Erlandsson och Thomas de Ming.
(Gäst: Bengt Hansson)

A. Intäkter
Gunilla presenterade en sammanfattande bild av de sponsorer som JSK har nu och konkreta siffror för försäljning av olika typer av lotter.

Styrelsen fattade beslut att:
1. Thomas de Ming sätter ihop ett sponsorteam som har till uppgift att utveckla samspelet i klubbens sponsorarbete. När kandidater finns stämmer han av med sektionsordförande.

2. Vi utgår från den sponsorlista som Gunilla presenterade, med vissa kompletteringar kring sponsorer av tjänser och material, när vi producerar en skylt som presenterar alla sponsorer till JSK.

3. Klubben har för avsikt att växla över från lotter och prylförsäljning som intäktskälla till att erbjuda alla lag att kunna förstärka sin lagkassa på annat sätt och att föräldrarnas timmar istället kan användas till att utveckla bättre förutsättningar för träningar och matcher.
(tanken är att en ny typ av sponsorer betalar lagen för att testa olika saker och få idéer, d v s att lagen säljer sin "hjärnkraft" samtidigt som sponsorerna kan få goodwill av att bidra till att unga människor får en chans att utveckla sin tankeförmåga samtidigt som de tränar sin kropp)

4. JSK har för avsikt att etablera ett samarbete med Stadium gällande kläder, utrustning och material och därmed få en sponsor som bidrar med produkter, tryck och teknologi till klubbens satsning på tränare, träningsmetoder och träningsredskap.

B. Försäljning
Thomas d M presenterar de förslag som Nina Nilesen har tagit fram gällande ännu bättre skyltning kring kioskerna och förslag på inriktning för ett gemensamt sortiment som gäller för alla kiosker

Styrelsen fattade beslut att:
1. Ge Nina Nielsen i uppdrag att samla alla kioskansvariga för att ta fram en plan för en logistik kring kioskerna som tillåter varor med kortare hållbarhet och utformning av utbildning/instruktioner för de som står i kioskerna för att det ska bli både roligare och effektivare att stå i kisokerna.

2. Bjuda in AXA för att diskutera försäljning av deras produkter i kioskerna när kioskgruppen tycker att tiden är mogen.

C. Kommunikation
Thomas d M presenterade förslag på bärande budskap i kommunikationen kring Järna SKs nystart, hur vi kan använda arrangemanget "Järnaloppet" som strategi för att bygga upp en starkare kommunikationsstruktur i klubben samt underlag till kravspecifikation för en ny profileringshemsida.

Styrelsen fattade beslut att:
1. Att vi börjar använda de bärande budskapen inom "Erbjudande, Vision, Kännetecken och Målen i siffror" i vår kommunikation internt och externt och att man medvetet tänker sig för om man vill använda andra budskap inom dessa områden.

2. Att vi ger en grafisk designer i uppdrag att ta fram ett förslag på en kompletterande symbol till JSK:s sköld (likt Nikes "swoosch" eller de olympiska ringarna) som ska kunna användas fristående på alla fysiska saker som vi vill ska förknippas med klubben.

3. Att förberedelserna av Järnaloppet just nu är klubbens konkreta kommunikationsstrategi där vi försöker involvera så många som möjligt men i små angränade uppgifter. På så sätt får vi en chans att bygga upp alla nödvändiga kommunikationskanaler och kan passa på att berätta historien om Järna SK.

4. Att den arbetsversion av kravspecifikation för en ny profileringshemsida som presenterades skickas ut till alla i styrelsen som får förädla kravet på funktioner i syfte att skapa en kravspecifikation som kan utgöra underlag när vi ger uppdraget att utveckla en ny hemsida som ska vara klar att lanseras i samband med Järnaloppet.

5. Att vi snabbt sätter ihop ett kommunikationsteam med representanter för de olika sektionerna som ser till att kommunikationskanalerna fungerar som vi vill i samband med förberedelserna av Järnaloppet.

D. Administration
Thomas E och Thomas d M presenterade en nuläges bild av vilka arbetsuppgifter som nu ligger inom kansliets ram och en fördelning av tid för de olika uppgifterna.
Inga H-R presenterade tankar kring att försöka ha månadsbokslut för att göra det enklare att följa upp ekonomin som att utveckla kontoplanerna genom att fokusera på det som idag bokas som "övriga kostnader".

Styrelsen fattade beslut att:
1. Vi frigör drygt 300 arbetstimmar för Thomas på kansliet genom att han inte hanterar lotter samt inte har drivande ansvar i arrangemangen Valborg, Järnaloppet och Lucia.

2. De frigjorda timmarna istället används till att fokusera på utvecklingen av de faciliteter som klubben använder, d v s IP och Enehallen.

3. Thomas E arbetar hemifrån varje fredag för att slippa avbrott i de administrativa sysslorna som kräver koncentration och får därmed mer gjort per arbetstimme.

4. Vi anskaffar en ny programvara för medlemsregistret som bättre klarar av en tillströmning av fler medlemmar och som underlättar hanteringen.

5. Vi fr o m nu strävar efter att ha månadsbokslut för bättre ekonomisk uppföljning och att kontoplanen ska utvecklas så att inga kostnader ska behöva bokas som "övriga".

E. Ledarskap
Thomas d M presenterar förslag på upplägg för att ännu bättre kunna stödja utvecklingen hos klubbens tränare, träningsmetoder och träningsredskap

Styrelsen beslutade att:
1. Thomas de Ming samlar några tränare för att bolla idéer och förbereda hur tankarna ska presenteras för alla tränare i klubben.

F. Anmälan av frågor
Frågan väcktes om att förstärka möbleringen i Taktikrummet/stora salen så att vi har möjlighet att ha 25 sittandes vid bord under längre möten.

Styrelsen beslutade att:
1. Fler stapelbara stolar och ska anskaffas för att kunan användas tillsammans med de vikbara borden som nu förvaras i ett angränsande rum. Styrelsen var också rörande överens om att strävan ska vara att ha kortare och effektivare möten.


Önskar du ta del av underlagen från styrelsemötet är du välkommen att kontakta Thomas de Ming på ordforande@jsk.a.se