Protokoll HS mån 15 juni

Närvarande
Gunilla Åbrink, Rolf Berg, Nina Nielsen, Annelie Norman, Björn Sjö, Tomas Karlsson, Christer Norman, Lasse Ahlbom, Thomas Erlandsson och Thomas de Ming.

Uppföljning beslutslistan
1. Beslutslistan gicks igenom och uppdaterades.
Inte många öppna poster kvar.
En öppen fråga som diskuterades var om man kan använda bokföringsprogrammet även som medlemsregister. Inga och Thomas E kollar detta.

Marknad
2. Statusen för sponsorarbetet gicks igenom.
Mikael Neideman har fått i uppgift att för hockeyns räkning kolla med deras sponsorer.
Utfallet från marknadsgruppen är inte helt tillfredsställande.

Kommunikation
3. Statusen för kommunikationsgruppen presenterades.
Vi har ingen speciell kommunikationsgrupp, utan vi arbetar tillsammans med dessa frågor under resans gång.
Problemet med att gamla loggor dyker upp här och var, bl a på overaller o.dyl ska nu enligt uppgift vara löst. Dock verkar det i övergångsfasen vara en del problem med både gamla loggor och gamla webbadresser.
Kommunikationskampanjen, dvs mötet med alla fotbollsledare uppskattades mycket och en fortsättning skall genomföras.
Tre liknande möten skall inplaneras, ett för Pingisen, ett för hockeyn och ett för innebandyn där man också bjuder in Hölö/Mörkö eftersom man där har ett samarbete.

Ekonomi
5. Inga speciella avvikelser att rapportera för de olika sektionerna eller HS
Thomas E och Inga undersöker möjligheten att utveckla projekstyrning i bokföringen så att man kan få ner redovisning på lagnivå.
Thomas de Ming redovisade för mötet han och Rolf B hade med kommunens föreningskonsulenter. Bl a talade konsulenterna om att göra bidragshanteringen enklare och rättvisare. Man talade också mycket om att samla och samordna resurserna på ett bättre sätt.

Verksamheten i sektionerna
6 a. Hockey
Hockeyn saknar idag en fungerande styrelse men har dock ett antal starka ledare.
Ingen ordförande är tillsatt.
6 b. Fotboll
Fotbollen har startat två st nya lag. Det är ett flicklag och ett pojklag av årsmodell 2002. Flickorna är ca 15 st och pojkarna är ca 20 st. Ledare finns.
Juniortruppen är i dagsläget väldigt stor, 49 spelare(!) på två lag.
6 c. Pingis
Pingisen kommer förmodligen att starta upp säsongen med ett läger.
Seriesammandrag drar igång i september.
Man kommer att ha lag representerade i division 3, 4 och 5.
6 d. Idrottsskolan
Nya årskullen blir 2002. Man statar sin verksamhet den 24 augusti.
6 e. Innebandy
Innebandyn fortsätter med sammarbetet med Hölö/Mörkö på ungdomssidan.
På seniorsidan, där man har ett rent Järna SK-lag i division 3 startar man även upp ett lag i division 6. Arbete pågår för att även på seniorsidan ha ett tätare samarbete med Hölö/Mörkö.

Anläggningarna
8 a. Uppföljning av kommunens arbete på idrottsanäggningen.
Arbete kvarstår med tillbyggnaden av nya omklädningsrummen. Planen är dock att arbetet ska vara klart till september.
Man provar att använda ishallen för inlinehockey.
Belysningen på fotbollsplanen är fortfarande inte klar, finns det någon tidplan?
Kommunen skulle fixa dräneringen runt nya gräsplanen, ingenting är påbörjat.
8 b. Uppstart av renovering av kansliet?
Vi måste arbeta för att skapa en plan för detta. En ordentlig utrensning krävs också. Nina återkommer med datum.

Arrangemang
9 a. Järnaloppet
Arbetet flyter på. Insamling av annonsunderlag går halvtrögt.
9 b. Jubileumsfesten
Biljettförsäljningen går trögt. Verkar som vi inte fått ut budskapet ordentligt. Beslöts att tillfråga Pressbyrån om vi kan sälja biljetter samt att fördela ut biljetter direkt i våra lag via ledarna.

Övriga frågor
10. Tvättmaskin
Fotbollen har köpt in en ny tvättmaskin. Denna används även av hockeyn och därför bör kostnaden för denna delas jämt mellan sektionerna.

Protokoll möte 5 Järnaloppet 2009

Mötesdag: 2009-06-16

Närvarande: Mikael R, Anneli N, Thomas E, Christer N, Rolf B, Tomas K, Gunilla Å (del av tid), Frank R (protokollförare)

Saknades: Ishockey

Nästa möte: Onsdag 26:e augusti kl. 18:00

Föregående protokoll

Kvarvarande punkter från möte 09-02-19:

1. Annonsering i andra lokaltidningar än LT?
   Frågan ej diskuterad.
   Möte 09-05-05: Södermanlands Nyheter kan vara aktuellt. Pris? (Rolf B)
   
   
2. Lappa bilar
   Beslöts att lappa enligt följande:
   Scaniamilen tors 28/5: Frank R + Thomas E (Loppet startar18:10) KLART
   Trosaloppet fre 26/6: Inga H-R/Thomas E + Mikael R (Loppen startar 16-18)
   Telge stadslopp lör 22/8: Utdelare ej beslutad (Loppen startar 19-21)
   
   
3. Beslöts att om ekonomiskt överkomligt locka med stegräknare för de 50 först anmälda. Undersöks.
   Möte 09-06-16: Kostar ej gratis. Beslöts att låta frågan vila om vi inte ramlar över något bra.
   

Kvarvarande punkter från möte 09-04-02:

1. Funktionärer. Behovet kvarstår 09-05-05
   Möte 09-06-16: Alla positioner utom Ishockeyns är namnsatta men ej bekräftade. Ishockeyns uppgifter kollas med M Neideman. Se vidare separat funktionärslista.
   
   Fotbollens uppgifter i cafeterian kvarstår t.v. även om arr.gruppen för Järnadagen hämtar bemanning från annat håll.

Kvarvarande punkter från möte 09-05-05:

1. Tidplan Järnaloppsbladet
   Möte 09-06-16, ändrade deadlines:
   - Annonsunderlag inne senast 3/7
   - Tryckunderlag till tryckeri senast tis 7/7
   - Tryckning klar mån 27/7 (ej verifierat med tryckare!)
   - Utdelning kan starta ons 29/7
   - Utdelning ska vara klar tor 6/8
   
   
2. Marknadsföring övrigt
   TdM föreslog foruminlägg med reklam för Järnaloppet. Kollas. (TdM)
   
   
3. Påsar och dess innehåll
   Fråga om vi ska behålla påsarna då många anser att innehållet blivit sämre på senare år.
   Förslag att prata med Saltå för att se om de vill hjälpa till att fylla påsarna (utöver AXA)
   Beslöts att behålla påsarna förutsatt att vi kan fylla dem med vettigt och tillräckligt innehåll.
   Möte 09-06-16:
   Ingen lösning på påsproblematiken. Vissa uppslag fanns, t.ex. profiltryckarna mm. Alla kollar/funderar.
   Uppslag: Kan LT bidra med lördagstidningen 5/9? Kollas (Tomas K)
   

Nya punkter dagens möte:

1. Banlängder
   Uppmätning behöver göras samt tydlig info på IP (Rolf B)
   
   
2. Plaketter (297 st) och medaljer (121 st).
   Tveksamt om det räcker. Beställa mer. (Thomas E, Mikael R)
   
   
3. Skyltinventering
   Behov och status bef. skyltar kontrolleras. Tydligare skyltning behövs p.g.a. bygge gångväg (Frank R, Thomas E)
   
   
4. Prisutdelningsplats
   Beslöts att flytta prisutdelningen från C-plan till A-plan. Lastbil och trappa behövs ej.
   Kan Jakobs ljud stå annat än på C-plan? (Frank R)
   Har Jakob trådlös mic för prisutdelare? (Frank R)
   Kan priser förvaras i Lions-bod på innerplan tills prisutdelning? (Frank R)
   
   
5. Snabbare prisutdelning
   Beslöts att prisutdelning i F9, P9, F11, P11, F13, P13, F15 och P15 ska utföras så snart 6 st. i resp. klass har gått i mål. Bör bli ca. 15-20 min efter varje lopp. De sex första startnumren noteras på separat lapp av den som sköter noteringen av ordningsföljd i mål. OBS! INFO till denna funktionär!! (Thomas E, Frank R)
   
   
6. Lionsbodar
   Behövs 3 st. för Järnaloppet (speaker, tidtagare, prisförvaring). Behövs någon/några för Järnadagen? Kollas med Gunilla. (Thomas E)
   
   
7. Partytält
   Finns inköpta förra året minus 2 st. tradiga. Behövs fler? (Arr.grp /GÅ)
   
   
8. Nummerlappar
   Skrivs ut på avrop av Christer.
   Loggor: Jims Glas, LT, Axa/Kungsörnen, ev. Svärd, ICA. Ny logga Axa behövs (Christer N, Thomas E, Frank R)
   
   
9. Koner
   Ordnas av Jörgen S. Bevakas (Thomas E)
   
   
10. Klippning spår
    Maskiner kan lånas av Jörgen. Bevakas/avropas (Thomas E)
    Tidpunkt för klipp bestäms senare (Mikael R, Frank R)
    
    
11. Elinstallationer
    Sker i egen regi och med egen materiel. Inget lån. (Frank R)
    
    
12. Annonsförsäljning
    Listan gicks igenom, se d:o. En del frågetecken kvarstår. Många underlag saknas, se även tidplan tryckning JL-bladet ovan.
    - Resultat av marknadsgruppen till viss del okänt. Kollas (Frank R)
    - Tidigare sagt att dM gör JL-bladets grafiska design. Kvarstår detta? Kollas (Frank R)
    OBS! Audio around: färg, sidan 2. RÖR EJ!
    OBS! HK däck, färg, sista sidan. RÖR EJ!
    - Guld-/Huvudsponsorer; ska de ha annons? Verkar rimligt. Storlek? Underlag? Kollas (Thomas E, Frank R)
    - Har marknadsgrp. kontaktat JärnaTrä för utökning (betalar sedan länge 15’/år till hela föreningen). Kollas (Thomas E, Frank R)
    - Neidemans kontaktad? Kollas (Tomas K)
    
    
13. Löparlockelser
    Beslöts att lämna rabatt till föreningar som anmäler fler än xx löpare. Antal och rabattstorlek bedöms från fall till fall.
    Beslöts att skicka inbjudningar även till icke-löparförenignar. T.ex. SBBK, SSS, SSK, GIK, AFF, SFC, GFF m.fl. (Thomas E)
    
    
14. LT
    Gratisannons ”gammalt stuk”. Uppdateras/fräschas upp. Kontakta LT, Ulla Aspblad 550 921 11 eller Charlotta (marknadsansv.) 550 921 51. (Frank R, Thomas dM)
    Banderoll, priser e.t.c. kollas med Ulla (Frank R)