Protokoll möte 3 Järnaloppet 2009

Mötesdag: 2009-04-01

Närvarande: Mikael R, Anneli N, Thomas E, Christer N, Rolf B, Tomas K, Thomas dM, Inga H-R, Frank R (protokollförare)

Saknades: Ishockey

Föregående protokoll 

Från möte 09-01-27:

1. Behövs tillstånd av kommunen och Flyning, vad gäller loppet?
   Ej kontrollerat. 
   Kvarstår (Frank)

Från möte 09-02-19:

1. Uppdelning av annonsörer. Varje sektion plockar ut de företag som sektionen säljer till. Meddelas Inga per mail alternativt direkt i annonsörslista på Office Live.
   Status för tilltänkta huvudsponsorer klargörs vid AU-möte 090406.
   Kvarstår (Alla)
   
   
2. Annonsering marathon.se
   Kostnad för 100 000 visningar/mån x 3 mån = 6 250 kr
   Beslöts att annonsera på marathon.se.
   (Frank)
   
   
3. Annonsering i andra lokaltidningar än LT?
   Frågan ej diskuterad.
   Kvarstår (Nästa möte)
   
   
4. Lappa bilar vid andra lopp
   Beslöts att lappa enligt följande:
   Scaniamilen tors 28/5: Frank R + Thomas E
   Trosaloppet fre 26/6: Inga H-R + Mikael R
   Telge stadslopp lör 22/8: Utdelare ej beslutad
   
   
5. Inbjudan
   Beslöts att inbjudan ska vara klar till nästa möte (se nedan). Utförande diskuteras via mail i mellantiden. Ett utkast (ej grafiskt klart) bör finnas framme till påsk inkluderat ev. omläggning av knatteklass för att hålla kvar besökare.
   (Christer, Thomas dM)
   
   Beslöts att ändå ha en ”Fri motionsklass” utan krav på tidtagning då Thomas dM upplever att detta efterfrågas. Fri starttid men viktigt att sätta en sista tidpunkt för start för att inte hålla kvar funktionärer i onödan. 
   Anmälan kompletteras med val om man ej vill ha tidtagning.
   (Christer)
   
   Beslöts att om ekonomiskt överkomligt locka med stegräknare för de 50 först anmälda. Undersöks.
   (Inga, Frank)
   
   
6. Kontroll priser på klocka
   Alternativ till chiptidtagning.
   Kvarstår (Frank)
   

Nya punkter dagens möte

1. Profil Järnaloppet 2009?
   Diskuterades vilken profil som Järnaloppet ska ha. Förslag: ”Det gröna terrängloppet i Sörmland” eller andra anspelningar på grönska. Kanske ekologiskt grönt?
   
   Beslöts att trycka på att det är ett naturskönt lopp.
   
   Beslöts att i inbjudan och på hemsida vara tydlig med sträckornas längd: Barn och ungdomar springer från 0,4 km upp till 3,3 km. Vuxna springer 5 eller 10 km. 
   (Thomas dM)
   
   
2. Järnaloppsbladet
   Beslöts att utförande ska vara lika förra årets, d.v.s. färg sid 1+2+mittuppslag+näst sista+sista. Reklam för Jubileumsfesten kräver utdelning i god tid före festen 22/8. Kan trycket vara klart i början av juli med avslutad utdelning senast i början av augusti? 
   (Thomas dM, Frank)
   
   
3. Järnadagen
   Beslöts om en Järnadag med cafeteria, Brandkår, hästar och hugade utställare (Kyrkan, Röda Korset, LT …) samt att Smart Sport Campus om möjligt ska visa upp sig. 
   Övriga uppslag: Agility? Undersöks
   (Thomas dM/AU)
   
   
4. Ekonomi
   Beslöts att lägga ca. 29 kkr på marknadsföring (tryckning, reklam, marathon.se)
   (Thomas dM, Frank)
   
   
5. Funktionärer
   Samtliga sektioner tar med sig förslag på funktionärer till nästa möte (se nedan). Som utgångspunkt kan funktionärslistan på Office Live användas även om den inte är helt up-to-date.
   Vi utgår från en traditionell indelning för sektionernas ansvarsområde även om ändringar kan bli aktuella:
   Cafeteria – Fotboll
   Efterlöpare, avspärrning i spåret - Ishockey
   Kurir, P-vakt – Innebandy
   Påspackning, målgång – Idrottsskola/Innebandy
   Speaker - Idrottsskola
   Data, nummerlappsutdelning – Pingis
   Nummerlappsutdelning, förberedelser - Friidrott
   (Alla)
   
   
6. Att-göra listan
   Listan gicks igenom. Än så länge är bara IP bokad Jakobs ljud bokad. 
   Thomas kollar upp att klockan fungerar och att batteriet går att ladda. 
   (Thomas E)
   
   Att-göra-listan (som bygger på uppgifter från 2006) behöver revideras både med avseende på vilka uppgifter som ska göras, när de ska vara slutförda och vem som ska göra dem. Alla tittar igenom till nästa möte och Thomas E sammanställer.
   (Thomas E)
   
   
7. Övrigt
   Järnaloppets webbsida är: www.jarnaloppet.se
   Sidan uppdateras snarast på ett tydligt sätt med praktisk information (tävlingsklasser, tider, kostnader m.m.) så snart inbjudan är färdigställd.
   Länkning till JSK’s övriga webbsidor. 
   (Thomas dM)
   
   
8. Nästa möte
   Tisdag 5:e maj kl. 18:00

Protokoll AU måndag 6 april

Närvarande
Björn Sjö, Gunilla Åbrink, Inga Hedström-Roghem och Thomas de Ming

Frånvarande
Jörgen SKagerdahl, Nina Nielsen och Rolf Berg

Övergripande syfte med AU:s första möte för verksamhetsåret
Att tydliggöra de frågor som prioriteras i AU:s arbete under detta verksamhetsår. De första sex punkterna i protokollet är de frågor som AU kommer att prioritera att jobba med under 2009.

1. Kommunikatiosngrupp
AU kommer att främja bildande och löpande arbete i en sektionsövergripande kommunikationsgrupp som ansvarar för att att informationen flödar som den ska i hela föreningen och i alla kommunikationskanaler.
AU beslutade att Thomas de Ming sammankallar till ett möte för att utforma riktlinjer för kommunikationen. Till detta möte kallas Thomas Erlnadsson, Frank Roghem, Christer Norman, Lasse Ahlbom, Rolf Berg samt represenatnter från Ishockey/Ringette och Idrottsskolan.

2. Intern kommunikationskampanj
AU beslutade att tillsammans med sektionsstyrelserna samla all ledare inom repsektive sektion för att tydliggöra hur kansliet och de ekonoimiska rutinerna fungerar samt vad Järna SK står för som förening.
AU beslutade att Gunilla Åbrink utformar programmet och planerar genomförandet.
Vid genomförandet är Gunilla Åbrink "moderator".
Thomas Erlandsson tar programpunkten kring ekonomi och kansliet.
Thomas de Ming tar programpunkten kring vad Järna SK står för.

3. Sponsorpaketen
AU beslutade att fortsätta arbetet med att skapa tydliga sponsorpaket och synka sponsorkontakterna.
Jörgen Skagerdahl har anmält att han inte hinner ta sin del av marknadsgruppens arbete.
AU beslutade därför att Björn Sjö och Thomas de Ming driver de kontakter som redan har tagits vidare. Övriga företag som har finns på listan för potentiella guldsponsorer "lämnas tillbaka" till fotbollssektionen. De företag som fotbollssektionen inte jobbar på kommer sedan att "lämnas över "till Järnaloppets säljorganisation.

4. Anläggningsutveckling
AU beslutade att fortsätta arbetet med att skapa en konkret plan för utvecklingen av idrottsfaciliteterna på en tidshorisont av fem år samt driva på genomförandet av akuta frågor.
Anläggningsgruppen har nu gjort en prioriterad lista fördelad över fem år som kommer att lämnas över till kommunalråd Susanne Bergström för att kommunen ska göra kostnadsberäkningar för de olika insatserna och förbereda processen för kommande beredningsarbete i mål och budget centralt. Thomas de Ming kommer tillsammans med Hasse Neideman (ordf Järna kommundelsnämnd) träffa Anders Bengs för att följa upp alla planerade insatser under våren och också skapa utrymme för de allra mest akuta frågorna enligt anläggninsggruppens prioriteringar.

5. Arrangemangen
AU beslutade att främja genomförandet av fyra arrangemang under året som är föreningsövergripande och passa på att förstärka Järna SK:s identitet genom dessa evenemangen.
Valborg (Gunilla Åberg har ledningsansvar från AU)
Jubileumsfesten (Thomas de Ming har ledningsansvar från AU)
Järnaloppet (prel. har Gunilla Åbrink ledningsansvar från AU för kringaktiviteterna)
Lucia (Nina Nielsen har ledningsansvar från AU)

6. Kansliets rutiner och föreningshusets underhåll
AU beslutade att aktivt främja en vidareutveckling av prioritering och effektivitet i administrationen samt främja insatser för att renovera lokaler och uppnå ett ännu bättre lokalutnyttjande.
Inga Hedström-Roghem stöttar Thomas Erlandsson kring ekonomiska rutiner.
Gunilla Åbrink stöttar Thomas Erlandsson kring övriga administrativa rutiner och mål.
Nina Nilesen får ansvar för att leda omflyttning och renovering av lokaler.

7. Intressekonflikt pojkar-97 gällande fotbollsträning och fysträning för ishockey
AU beslutade att Thomas de Ming bokar möte med tränarteamet för ishockeyns pojkar-97 för att tydliggöra var Järna SK som förening står när det gäller obligatorium och möjligheten att hålla på med flera sporter parallellt inom ramen för föreningens aktiviteter. Intentionen är att hitta en lösning som skapar fler träningstillfällen samtidigt som möjligheten finns kvar för våra barn och ungdomar att hålla på med flera olika sporter.

8. Bildande av ny sektionsstyrelse för ishockey/Ringette
AU beslutade att Thomas de Ming kontaktar Anders Lenntorp, som valdes som sammankallande för en ny sektionsstyrelse i samband med årsmötet, för att undersöka status i arbetet med att bilda en ny sektionsstyrelse. Samtidigt ska information gå ut till alla lag inom ishockey/ringette att verksamheten just nu förvaltas av huvudstyrelsen och att alla ekonomiska åtaganden därför ska godkännas av huvudstyrelsen fram till en ny sektionsstyrelse finns på plats.

9. Mötesplan för 2009
AU bokade följande datum för styrelsemöten under verksamhetsåret:
HS mån 11 maj kl 18.30
HS Mån 15 juni kl. 18.30
AU Tis 18 augusti kl. 17.30
HS Mån 14 september kl. 18.30
AU Mån 5 oktober kl. 18.30
AU mån 9 november kl. 18.30
HS Mån 14 december kl. 18.30

Protokoll fotbollsstyrelsen 19 mars 2009

Närvarande
Anneli Engström, Lars Ahlbom, Olle Eckerblad, Lennart Karlsson, Tomas Karlsson, Jan Ström.

Frånvarande
Dan Hansson, Svenerik Ragnar, Torben Vinzentsen.

§ 1 Mötesformalia
Lars Ahlbom hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat. Dagordningen godkändes.
Tomas Karlsson utsågs till mötessekreterare.

§ 2 Föregående protokoll
Protokollet gicks igenom.

§ 3 Rapport verksamhet
Herrseniorer
• Lars Ahlbom rapporterade att truppen ska till Malta på träningsläger i april. Träningsmatcherna har sett bra ut. Några nya spelare har anslutit. Truppen är mindre, men bättre än i fjol.
• Lars Ahlbom uppdaterar våra kontaktuppgifter på Södermanlands FF-hemsidan

Damseniorer
Lennart Karlsson berättade att det finns 22 spelare i truppen och att det varit 10 till 15 spelare på träningarna. I den första, historiska, träningsmatchen mot Björnlunda blev resultatet 1-1.

Ungdom
• Beslut om att ungdomskommittén består av Anneli, Jan, Dan, Lennart, Svenerik och Tomas. Måste ha möte snarast med Lars Wiksten för ordentlig överlämning och för att ordna kioskschema, matchschema och domarschema.
• Juniorerna tränar två gånger i veckan. Bra uppslutning.
• Flera av de andra ungdomslagen har också börjat träna eller är precis på gång att börja.
• Jan Ström berättade om tankarna att ha speciella teknikträningar för spelare födda 1997, 1998 och 1999. Styrelsen tyckte det var bra och ville att både flick- och pojklagen räknas in.

§ 4 Ekonomi och administration
• Ingen ny ekonomirapport förelåg.
• Vi ska ligga på huvudstryelsen för att äska pengar för de inköpta träningsprogrammen. Lars Ahlbom framför vår begäran.

§ 5 Rapporter och övrigt
• I styrelsen för 2009 sitter:
Lars Ahlbom, ordförande (omval ett år)
Anneli Engström, vice ordförande (ett år kvar)
Torben Vinzentsen, kassör (nyval två år)
Jan Ström, utbildningsansvarig (omval två år)
Dan Hansson, utbildningsansvarig (nyval två år)
Tomas Karlsson, sekreterare (ett år kvar)
Lennart Karlsson, ledamot (nyval två år)
Olle Eckerblad, ledamot (ett år kvar)
Svenerik Ragnar, ledamot (omval två år)
• Inget svar om Fläktenplanen går att använda för träning.
• Kommunen har inte grävt det nödvändiga diket vid nya gräsplanen. Därför är inte dräneringsarbetet heller klart.
• Jan Ström rapporterade från ungdomsmöte i Malmköping.
• Lars Ahlbom berättade om årsmötet i Södermanlands FF.
• Lars Ahlbom redogjorde för guldklubben och 1924-klubben.
• Lions har flygblad att dela ut, Anneli Engström sonderar intresse hos P-97.
• Lennart Karlsson kollar med Pelle Chritiansson om fair play-utbildning för elvamannalagen.
• Ingen ny information om när belysningen kommer på a-plan.

Nästa styrelsemöte
Måndag 20 april klockan 18.30-20.30.