Protokoll AU-möte 2010-05-24

1. Föregående protokoll

2. Thomas (Kansliet)
Bokföringen ligger i fas t.o.m den 21 maj.
Thomas förbereder sitt arbete inför semestern.
Kioskhantering Arne Karlsson. Alla lag har fått information.
Förberedelserna inför fotbollsskolan är i fullgång.
Thomas har fundering på AC till kontoret inför den stundande sommaren.
Paketpris på ljud till alla JSK:s evenemang. Thomas undersöker.

3. Ekonomi Thomas/Inga

Genomgång av ekonomi på sektionsnivå. De ekonomiska resultatet går ut till alla sektioner via mejl. Fotboll: +41.500 kr, Hockey/Ringette: -31.000 kr, Pingis: +2.500 kr, Friidrott: +311 kr, Idrottskola: -1.500 kr, Innebandy: -4.000 kr.Thomas bokar möte med Ishockeyns ordförande för att gå igenom ekonomin under maj.

Inga och Lars har möte med banken den 7 juni kl 9:00.

4. Aktivitetslistan - genomgång

Skickas ut via mejl.

Portalen är uppdaterad och ändrad

Järnaloppet ska läggas upp på klubben.se snarast möjligt.

Rolf har kontakten med Telia angående trådlöst bredband i klubbhuset. Återkom till nästa möte.

Planering av renovering av klubbhuset. Rolf tar kontakt med personer som kan besikta klubbhuset så vi får en uppfattning om vad som är i akut behov av renovering och eventuell kostnad. Därefter kan vi planera aktiviteter som kan involvera hela föreningen i renoveringen.

5. Konstgräs

Lars har varit på möte med kommunpolitkerna angående konstgräs till Järna. Ett kostnadsförslag ska plockas fram. Även ett förslag hur parkeringen kan tänkas se ut. Inväntar förfrågan.

6. Profilkläder

Björn plockar fram ett förslag

7. Vid eventuell frånvaro på möten ska vi meddela till Lars i god tid.

Järnaloppsmöte 2 19:e maj 2010

Närvarande: Lars Bäcklund (AU), Mikael Roots (Bordtennis), Christer Norman (Bordtennis), Mikael Neideman (Ishockey), Rolf Berg (Innebandy), Thomas Erlandsson (AU), Frank Roghem (Friidrott)
Frånvarande: Fotboll, Idrottsskolan

Websiter, e-post

1. http://www.jarnaloppet.se/ behålles t.v. och uppdateras. Ansvar: Rolf. Tid: Snarast

2. http://www.jarnask.se/ behålles t.v

3. E-postadressen jarnaloppet@jsk.a.se behålles och tas med på inbjudan

4. E-postadresserna thomas@jsk.a.se, info@jsk.a.se och jarnaloppet@jsk.a.se kontrolleras under Thomas semester. Ansvarig: Rolf

Inbjudan, klasser

1. Inbjudan lika 2009, uppdateras. Ansvar: Christer. Tid: Snarast

2. Utskrift ca. 1000 + 500 (?) ex för lappning Scaniamil + Trosalopp. Ansvar: Thomas E

3. Klassen ”Stressless” behålles på prov även detta år. Samma villkor, tider m.m. som förra året

4. Målgång stora och små knattar noteras för att hålla koll på vilka som går i mål men ingen turordning publiceras. De som gått i mål publiceras i bokstavsordning.

5. Intern Lag/Sektionstävling: för att öka deltagandet från JSK’s sektioner återbetalas halva anmälningsavgiften till den sektion/lag som är angiven vid anmälan.
Villkor:
- Gäller endast vid föranmälan
- Gäller endast de från sektionen/laget som fullföljt loppet och kommit i mål
- Anmälan görs av lagledare eller motsvarande

Marknadsföring

1. Lappning Scaniamilen tors 27/5. Ansvar: Frank och gärna någon mer …

2. Lappning Trosaloppet första fredagen i juli (?). Ansvar: Micke R, Rolf B

3. E-postutskick till föreningar i Södertälje. Ansvar: Thomas E med hjälp av Christer. Tid: Snarast + upprepning i början av augusti

4. E-postutskick till föreningar utanför Södertälje. Ansvar: Thomas E med hjälp av tävlingskalender. Tid: maj-juni + upprepning i början av augusti. Geografisk avgränsning ungefär Gävle-Karlstad-Jönköping. Föreningar närmast Järna prio 1, längre bort prio 2.

5. Utskick av inbjudan internt med uppmaning om att sätta upp på arbetsplatser. Ansvar: Thomas E.

6. Beslöts att inte använda marathon.se i år

Järnaloppstidningen – annonser, sponsorer

1. Hagströms måleri kontaktas för ev. annons/huvudsponsorskap. Ansvar: Micke N

2. Status annonsförsäljning enligt Excel-listan som skicaks ut från Thomas E.

3. Oklart om sponsring från AXA, kontaktpersoner har slutat. Ny kontakt krävs. Ansvar: Rolf. Tid: Snarast eftersom vi annars måste hitta någon ersättningsvara.

Järnaloppsbladet – produktion

1. Kontakt tagen med tryckeriet. Pris: 20 000 kr för 3 500 ex à ca. 44 sidor. Sid 1, 2, mitt­upp­slag-1, mitt­upp­slag, mitt­upp­slag+1, 43 och 44 kan tryckas i färg. I skrivande stund är sida 1 och 44 upptagna. Väsentlig minskning av antal sidor krävs för prisminskning.

2. Deadline för material till tryckeri: mitten av juli

3. Deadline för material till JSK flyttas till mån 21/6.

Organisation

1. Prisutdelning lika 2009, d.v.s framför speakerboden

2. Bättre kontakt med arrangemangsgruppen för Järnadagen. Gunilla bjuds in till nästa möte. Ansvar: Frank

3. Sjukvårdare som fast placering tas bort. Sjukvård ska finnas men den personen kan arbeta med annat och kontaktas vid behov.

Funktionärer

1. Sjukvård: Tina Keller / Monika Hjelm kontaktas. Ansvar: Frank

2. Kurirer: Johanna Roghem, Oskar Enetjärn. Tveksamt men kontaktas. Anvar: Frank

Inköp/lån/bokningar

1. Plaketter, medaljer, ljudanläggning (Jakob). Oklart, kontrolleras. Ansvar: Thomas E. Tid: snarast.
2. IP är bokat
3. Målbanderoll. Vi bör köpa en egen som vi kan ha preparerad för enklare och snabbare uppsättning/nedtagning. Kan vi få sponsrat eller mkt billigt från Q-corner? Kollas. Ansvar: Annelie. Tid: Snarast
4. Skyltar inne på IP samt på byn. Status kontrolleras samt kostnad ev. köp av allvädersskyltar. Ansvar: Rolf. Tid: Snarast

Utanför mötet

1. Ska vi ha tre st. kurirer i stället för två? Fördelen är att arbetsuppgifterna kan förenklas och förtydligas: en har ansvar för startlistor, en har ansvar för resultatlistor och en har ansvar för att tidsremsorna kommer till datagruppen. Tas upp på nästa möte.

2. Gymnastikföreningen är kontaktad och ordnar uppvärmning i vanlig ordning mot helsida i JL-bladet. Behöver bord + eluttag för bandspelare samt tält vid regn. Starttider m.m. meddelas JGF. Ansvar: Frank

Nästa möte

Tisdag 22/6 kl. 18:30 i Föreningshuset. (Ändrad 17/6)

Vid protokollet: Frank

Protokoll HS mån 26 april 2010

Mötets öppnande av ordförande Lars Bäcklund

Några frågor/kommentarer på föregående protokoll

Mötet beslutade att alla förbereder sig innan mötet att läsa föregående protokoll och då bara ta upp eventuella frågor eller avrapportering.

Rapport från sektionerna och AU
Fotboll:
Seriestart från Dam, Herr och Junior lag. Alla lagen i alla åldrar är igång med säsongen. Nya lag som har börjat den här säsongen är pojkar och flickor födda 03, Uppstarta för fotbollslek för barn födda 04 på lördagar. P-95-96, F96-97 har upphört till den här säsongen.

Fotbollssektionen har bjudit in politiker den 6 maj angående framtida konstgräsplan.

Lars Ahlbom och Mikael Hermansson gick på mötet med friskolan om nybyggnation av en ny idrottshall.

Fotbollskolan har 25 år jubileum i år och anmälan till skolan är i fullgång. Uppgifter om anmälan finns på laget.se.

Internutbildning med tränare.

Sponsorarbete i fullgång.

Möte med Sörmlandsidrottsförbund angående ansökan om idrottslyftet.

Idrottskolan:
Aktiviteterna för verksamheten håller på till sista maj.
Planerar att starta idrottskolan en vecka efter skolstart i höst. Just nu är det ca 25 barn som är anmälda till verksamheten.

Pingis:
Representationslaget åkte ur 4:an. Kvalspelar till division fem för båda lagen. Pingis avslutning onsdag under första veckan i maj.
Träningen har skett under säsongen i Mariaskolan och i Eneskolan.

Innebandy:
Laget åkte ur division 3. Just nu söker det efter fler spelare till nästa säsong.
Till nästa säsong ändras seriesystemet och då kommer laget att ligga kvar i division 3 ändå. Hölöhallen invigs den 29 maj.

Friidrott:
Träningar är på torsdagar kl 18-19:00.

Ishockey:
Ingen rapport

AU:
Under mars skedde en rensning av klubbhuset och vi fyllde en hel container.
Under april har vi förnyat en del av möblemanget i klubbhuset och eventuellt fler möbler kommer att kompletteras under maj. Eventuella önskemål lämnas in till Thomas snarast.
Uppdatering av portalen, blogspot, klubben och laget.se sker den närmaste tiden av Rolf och Lars.
Lansera stödmedlemskap under Valborg.
Ordförande är den som är bidragsansvarig för föreningsbidraget inom Järna Sportklubb. Kommunen har moderniserat föreningsbidraget genom en egen hemsida med inloggningsuppgifter som vi inväntar. Via hemsidan kan vi följa bidraget, se eventuella motioner m.m.

Kansliet (Thomas)
Thomas rapporterade att arbetsbelastningen är hög just nu.
Arbetar med valborgsarrangemanget
Startat upp årets upplaga av Järnaloppsbladet med annonsragg.
Bokföring
Thomas har semester 2 första veckorna i juni och 3 sista veckorna i juli.
Thomas rapporterar in semesterdagar till Lars Bäcklund.
Vid ett senare tillfälle ska Thomas tillsammans med AU arbeta igenom arbetstider och arbetsbelastning för kansliet.
10 maj har Thomas möte med Inga för att gå igenom medlemsregistret.
Thomas startar med uppföljning av obetalda medlemsavgifter varje månad.
Thomas och Lars Bäcklund bokar in personalmöte varannan månad.

Ekonomi (Inga/Thomas)
Inga rapporterade kvartalssiffrorna. Hockeyn har minus resultat t.o.m. mars. Lars kommer att boka in ett möte med Mikael Hermansson, Thomas och Inga.
Inga gav Thomas en eloge för sitt arbete med revisionen i år. Bra jobbat.
Kvartalsrapporten skickas ut till varje sektion via Thomas.

Anläggningarna
Vi beslutade att den 5-åriga anläggningsplanen ska uppdateras av varje sektion och rapporteras på HS mötet i september. Gunilla skickar ut planen till sektionerna.

Renoveringsförslag (Nina/Thomas)
Renoveringsförslag presenterades av Nina och Thomas. En eventuell hyresgäst är intresserad av att hyra en lokal av Järna Sportklubb. Nina har beställt vit målarfärg till varje utrymme i klubbhuset.
Nina och Thomas fortsätter med planeringen av ytorna och tar fram en skiss. De bokar ett möte inom 2 veckor och sedan presenteras förslaget via mejl och vi kör en konversation via mejl inom huvudstyrelsen. Planeringen ska även innefatta renovering av fasaden på klubbhuset. Fasaden är i stortbehov av renovering.

Portal/Hemsidor – Vad säger vi nu?
Järnaloppet läggs ut på klubben.se av Frank snarast möjligt. Inga meddelar Frank.
Rolf arbetar vidare med uppdatering av hemsidan.

Sponsorer
Vi beslutade att starta en arbetsgrupp angående sponsorer som Lars Bäcklund sammankallar följande personer; Lars Ahlbom, Mikael Hermansson, Björn Sjö och Anneli Norman. Mötet ska vara innan nästa HS möte (17 juni). Järnaloppet och Valborgskommittén ska lämna in en kort rapport om vilka sponsorer de använder. Diskussionen ska handla om upplägget med sponsorer, se över guldsponsorupplägget. Viktigt att föreningen har ett gemensamt arbete.
Björn Sjö ska mejla sponsorpaketet som tidigare är framtaget till Lars Bäcklund innan arbetsmötet.

Arrangemang
Planering av valborgsarrangemanget är i fullgång.
Järnaloppet – tävlingskommittén har haft uppstartsmöte
Järnaloppet – kringaktiviteter har haft uppstartsmöte under april.

Övrigt
Information till gamla och nya lagledare
Beslutade att fortsätta med informationsmöte för gamla och nya lagledare 2 ggr/ år. Thomas och Gunilla planerar in 2010 års lagledarträffar.

2010 år agenda
Mötet beslutade att flytta alla HS möte till torsdagar och Gunilla uppdaterar mötesplanen på bloggspot inom kort.