Styrelsemöte Ishockeysektionen Järna SK

PROTOKOLL

Närvarande; Susanne Söderberg, Fredrik Sköld, Johan Jagersten, Anders Olsson och Jörgen Skagerdahl. Del av tid; Thomas Erlandsson och Thomas de Ming

Frånvarande; Torbjörn Eriksson, Satu Lähteinen och Katarina Hall

Agenda

1. Föregående protokoll
2. Ordförande JSK Huvudstyrelse
3. Konstituering av styrelsen för Ishockeysektionen
4. Ekonomiska läget per lag för säsongen 2007/2008
5. SWOT-analys ekonomisk redovisning
6. Verksamhetsambition Ringette
7. Marknadsföring Ishockey/Ringette under Valborg
8. Ledarträff
9. Fotografering
10. Järnaloppet
11. Kampanj Sörmland
12. Övrigt
13. Nästa möte


1. Föregående protokoll
Justerades och lades till handlingarna.

2. Ordförande JSK Huvudstyrelse
Thomas de Ming presenterade sig för ishockeysektionensstyrelse.

3. Konstituering av styrelsen

Ordförande Jörgen Skagerdahl
Sekreterare/ungdomsansvarig Fredrik Sköld
Kassör Susanne Söderberg
Sportchef Anders Olsson
Utbildningschef Johan Jagersten
Ishallschef Torbjörn Eriksson
Arrangemangschef Satu Lähteinen
Bitr Arrangemangschef Katarina Hall

Roller i sektionsstyrelsen finns beskrivna i bilaga 2.


4. Ekonomiska läget per lag säsongen 2007/2008
Det ekonomiska läget per lag presenterades. Bilaga 1. Saknas fullständig redovisning för cafeteriaverksamheten och intäkter från allmänhetens skridskoslipning. Thomas gör avstämning av lagervärdet inför försäljning till Fotbollsektionen samt nettointäkt från allmänhetens skridskoslipning. Fördelning av nettointäkten från skridskoslipningen (efter avdrag för administration till kansliet) delas i 7 med två andelar till R1 och T94/95. Fördelningen av nettointäkten från cafeteriaverksamheten (efter avdrag för administration till kansliet) beslutas i separat möte med cafeteriagruppen.


5. SWOT-analys ekonomisk redovisning
Diskuterades olika upplägg på redovisningsformer på lag- respektive sektionsnivå. Arbetsinsatsen för att åstadkomma föreliggande redovisning är för omfattande med nuvarande upplägg. Thomas sonderar möjligheter att lägga upp varje lag som ett kostnadsställe i bokföringsprogrammet samt möjligheten att Ishockeysektionens redovisningsår är maj till maj.

SWOT- analys Ekonomisk redovising på lagnivå

Styrkor

• Koll på ekonomin i laget
• Laget fokuserar på att klara egen budget
• Det upplevs som lättare att knyta sponsorer till laget

Svagheter

• Mer jobb med redovisningsarbete
• Lag med sämre förutsättningar kan bli ”drabbade” av sämre ekonomi
• Pressen på föräldrarna blir tydligare då ingen kan ”glida undan” intäktsarbetet
  

Hot

• Det bildas ”klubbar” i klubben
• Vi sänker kanslisten med nuvarande upplägg

Möjligheter

• Långsiktig ekonomisk planering för laget
• Starkare engagemang bland föräldrarna då det ”vet” att intäktsarbete kommer sitt barns lag tillgodo
  

SWOT- analys Ekonomisk redovisning på sektionsnivå

Styrkor

• Enklare bokföring och redovisning
• Lättare att parera ökade kostnader för ett lag med central finansiering

Svagheter

• Motovationen till ideellt intäktsarbete minskar då intäkter upplevs försvinna i ”svarta hålet”

Hot

• Misstänksamhet gentemot andra lag
• Avundsjuka – ”andra lag får mer än mitt lag”
  

Möjligheter

• Enhetlig klubbprofil då profileringen antas bli mer uppstyrd vid centralinköp
• Mindre utrymme för suboptimering
  
  
  Diskuterades en modell med kombinerat upplägg; en fast deltagaravgift för grundläggande kostnader till sektionen i kombination med en lagkassa. Fråga bordlades tillsvidare då Thomas behöver se över bokföringsprogrammets möjligheter.
  
  
  6. Verksamhetsambition Ringette
  Svenska Ringetteförbundet att kommit med en begäran om JSK:s framtida ambition dokumenterad i en verksamhetsplan. Fråga adresserad till Satu och ledningen för Ringette.
  
  
  7. Valborg med sväng
  Ringette kommer arrangera en ”prova på attraktion” under Valborgsarrangemanget på Ljungbacken. Då Torbjörn inte är närvarande saknas information om respons från lagledare på tidigare utskickad förfrågan.
  
  
  8. Ledarträff
  Beslutades att kalla till ledarträff den 20 maj kl 18:30.
  Beslutades
  att Jörgen skickar ut separat kallelse och agenda
  att Johan Jagersten inventerar möjliga kurser, plats och tid innan ledarträffen samt ev kravutbildningar för olika ålderskategorier.
  
  
  9. Fotografering
  Beslutades att boka fotografering inför nästa säsong. I första hand en helgdag under försäsong när alla lag är igång med hänsyn till fotbollens avslutning.
  
  
  10. Järnaloppet
  Ishockeysektionens annonsåtaganden i Järnaloppsbladet stämdes av. Beslutades
  att Fredrik kollar med Pregab och Crawford, Susanne kollar med Inspirea och Klippkällaren
  att Jörgen skickar ut villkoren för annonsering i Järnaloppsbladet till styrelsen.
  
  
  11. Kampanj Sörmland
  I samarbete med Svenska Ringetteförbundet kommer Järna SK erbjuda klubbtränare och gymnastiklärare i Sörmland utbildning för att starta igång Ringette. Första klubb att besöka är Gnesta IK.
  
  
  
  12. Övrigt
  Vi är i akut behov av föreningsdomare. Senaste säsongen fick vi på nåder nödvändiga domare från SSK. Under säsongen lyckades vi får två A-lagsspelare att gå domarutbildning. En domarkår på 10-15 föreningsdomare kommer behövas i Järna. Frågan tas upp på ledarträffen.
  
  
  
  13. Nästa möte
  Tisdag den 6 maj kl 18:30.
  
  

Bilaga 2

Roller Järna SK Ishockeysektion

Sektionsstyrelsen för Ishockey och Ringette ska tillvara ta medlemmarnas intressen med målet att maximera tiden för träning och tävling. Medlem i Ishockeysektionens styrelse har till uppgift att balansera krav, behov och förväntningar och säkra rättvisa mellan lagen.

Ordförande
Jörgen Skagerdahl
Ishockeysektionens representant i huvudstyrelsen (HS). Övergripande kontaktperson till förbund och föreningar, nationellt, regionalt och lokalt. Ansvarar även för Marknadsfrågor med sponsorer mfl.


Sekreterare/Ungdomsansvarig
Fredrik Sköld
Sektionens språkrör till respektive lagledning inom sektionen. Sekreterare samlar upp synpunkter, förslag och idéer som presenteras, diskuteras och beslutas i sektionsstyrelsen eller vid behov i HS. Hjälper föräldrar starta igång nya lag.
Ansvarar för materialförvaltning av utrustning som ägs av JSK och principfrågor om utrustning som ärvs mellan lagen. Sektionens allt i allo, hugger i där det behövs.


Kassör
Susanne Söderberg
Sektionens koordinator i ekonomiskafrågor såsom budget, prognos och redovisningsfrågor mellan respektive lag och sektionsstyrelse. JSK:s kanslist utför ekonomiska transaktioner och praktisk bokföring. Stöd till lagkassörerna i arbetet med budget, prognos och redovisningsfrågor. Utarbetar enkla och säkra ekonomiskaflöden i samråd med JSK:s kanslist och kassör i HS.


Sportchef
Anders Olsson
Ansvarar för alla sportsliga frågor kopplat till Ishockey och Ringette. Koordinerar alla frågor mellan förbund och respektive lagledning kring tävligar såsom serieanmälan, dispensfrågor och domar frågor. Planerar isschemat i samråd med respektive lagledning.


Ishallschef
Torbjörn Eriksson
Sektionens representant i JSK:s anläggningsgrupp. Föreningens anläggningsgrupp samlar upp och driver utveckling- och förvaltningsfrågor av faciliteterna på Ljungbackens IP.


Utbildningschef
Johan Jagersten
Föreningens representant som ULF:are. Bevakar förbundens utbildningsplaner och förmedlar information om kravutbildningar till ledare och tränare.
Förvaltar utbildningsregister över sektionens ledare och tränare. Lägger upp årliga utbildningsplaner för ledare, tränare och funktionärer.
Stöttar respektive lagledning i arbetet att upprätta spelarutvecklingsplaner på individnivå.


Arrangemangschef
Satu Lähteinen
Sektionens koordinator i verksamhetens arrangemang, såväl internt i ishockeysektionen som inom JSK. Förmedlar information och fördelar resurser till föreningsgemensamma evenemang från respektive lagledning. Sektionens idag viktigaste arrangemang är cafeteriaverksamheten. Nuvarande JSK-gemensamma arrangemang är Valborg, Järnaloppet och Lucia. Exempel på sektionsarrangemang är också skridskodisco, egna cuper och träningsläger.


Bitr Arrangemangschef
Katarina Hall
Stöttar arrangemangschefen

Protokoll HuvudStyrelsen 23 april 08

Först en film om hur det gick till:



Detta protokoll från huvudstyrelsens möte den 23 april innehåller också filmminnen från sex av beslutspunkterna.
Alla beslutspunkter kommer också att finnas visualiserade i stora salen i Föreningshuset där du som medlem också kan se de konkreta planerna för genomförandet av besluten.
Protokollet finns också i en papperkopia på kansliet.

Gemensam vision, riktning och fokusområden
Styrelsen beslutade att:

-vi ska kommunicera antaganden, förbättringsmål och vision till klubbens medlemmar och intressenter:
1. Ledare i styrelser och för lag (JSKs mål och vissa gemensamma metoder)
2. Tränare (Träningsmetoder och gruppdynamik)
3. Aktiva (värderingar och normer samt kost och sömn)
4. Föräldrar (värdet av engagemang och positivt tänkande)
5. Kommunala kontaktpersoner (värdet av att stötta JSKs verksamhet)
6. Sponsorer (nya möjligheter till samspel)

Styrelsen föreslår följande inspel i kommunikationen:
Vi erbjuder: Munterhet, mening och motion
Vision: Bättre var dag med roligare och smartare sport
Dessutom finns 5 antaganden och 6 förbättringsmål för utvecklingen som ordförande presenterade på samspelsträningen med alla styrelseroch som nu sitter i stora salen.

Kommunikationsstrukturen i och kring klubben
Styrelsen beslutade att:

-använda bloggen JSKs Minnen för den löpande informationen

-utveckla en ny hemsida som har till syfte att profilera klubben och sponsorer

-lagen använder laget.se för sin specifika information kring lagen

-alla tre platser i "cyberrymden" länkas samman

-förstärka med visuell information om viktiga nyheter i föreningshus, IP, Enehallen och på anslagstavlor runt om i Järna

-tydliggöra vilka personer som har ansvar för uppdatering av information

-vi ska skapa en klubbgemensam kalender med alla aktiviteter samlade

-snabbt prova nya idéer som kan förbättra kommunikationen ytterligare

Filmminnen beslut om kommunikationsstuktur:

Intäktskällor

Styrelsen beslutade att:

-klubben ska ha flera parallella intäktskällor för att sprida riskerna

-varje intäktskälla ska tydliggöra balansen mellan insatsen i arbete och intäkterna

-tydliggöra balansen inom sponsoring mellan sektioner och Huvudstyrelse

-tydliggöra balansen mellan lagen inom alla sektionerna

-undersöka möjligheten till "förtur" för sektioner säsongsvis i arbetet med intäkter

-utreda vilka resurser en utvecklad verksamhet

Filmminnen beslut om intäktskällor:

Sponsoravtal

Styrelsen beslutade att:

-skapa ett register över alla sponsorer för att få en överblick(vem sålt, riktar sig till speciellt lag/sektion, kontaktperson)

-visualisera alla sponsorer på en tavla på IP

-skapa tydliga riktlinjer och jobba organiserat och "samspelt" med klubbens alla sponsorkontakter (riktad sponsoring ska respekteras)

Filmminnen beslut om sponsoravtal:

Leverantörsavlat gällande utrustning och material

Styrelsen beslutade att:

-vi ska ha en gemensam leverantör för alla sektioner (som kan leverera för all 4 årstider)

-i avtalet ska det ingå att alla har rätt att komplettera med specialutrustning från andra leverantörer (viktigt att specificera detta redan i avtalet)

Filmminnen beslut om leverantörsavtal:

Sortiment i kiosker

Styrelsen beslutade att:

-vi ska ha ett gemensamt sortiment oavsett sektion

-vi ska ha en gemensam inköpslista till detta sortiment med en inköpsansvarig

-vi ska börja marknadsföra "smakliga nyttigheter" i våra kiosker

Filmminnen beslut om sortiment i kiosker:

Klubbens fysiska identitet

Styrelsen beslutade att:

-vi ska tydliggöra vad vi vill signalera med våra fysiska attribut när vi representerar klubben

-vi ska ta fram förslag på kläder och accessoarer/souvenirer som kan användas av alla medlemmar i alla åldrar när man representerar klubben (vid sidan av sektionsunika attribut)

-innan den förädlade identiteten är framtagen gäller befintliga logotyper m m

Filmminnen beslut om klubbens fysiska identitet:

Rensa Föreningshuset och frigöra ytor
Styrelsen beslutade att:

-vi genomför en rensningsinsats söndag 11 maj kl. 10.00 – 12.00 (ca) för att göra oss av med onödigt material och frigöra utrymmen för kommunikation och förvaring

Inredning i Föreningshusets ”stora” sal
Styrelsen beslutade att:

-stora salen görs om till en visuell ledningscentral att användas av styrelser, tränare och projektgrupper

-vi sparar staplingsbara stolar, gör oss av med resten av möblerna och inreder rummet med Flowroom

Trådlöst nätverk på IP
Styrelsen beslutade att:

-vi installerar ett trådlöst nätverk på IP till vilket vi ger medlemmarna i JSK och klubbens gäster access utan kostnad

-installationen finansieras av sponsorer

-vi genomför utbildningar för tränare och styrelser för att alla enklare ska kunna dra nytta av den mobila ”datorkraften”

Medlemskap i Träffpunkt Tälje
Styrelsen beslutade att:

-klubben går med som aktieägare i Träffpunkt Tälje för att förstärka kontaktnäten med kommunen, näringslivet och andra föreningar

Närvarande på styrelsemötet:
AU: Anneli Engström, Inga Hedström-Roghem , Nina Nielsen, Björn Sjö, Gunilla Åbrink och Thomas de Ming

Fotboll: Lasse Ahlbom
Ishockey/Ringette: Jörgen Skagerdahl
Bordtennis: Christer Norman
Idrottsskolan: Annelie Norman

Kansli: Thomas Erlandsson

protokoll styrelsemöte Ishockey/Ringette 8/4-08

Styrelsemöte 29, 8/4-08

Närvarande:
Susanne Söderberg, Torbjörn Eriksson, Katarina Hall, Fredrik Sköld, Satu Lähteinen, Johan Jagersten, Anders Olsson, Jörgen Skagerdahl


1. Föregående protokoll
Justerades och lades till handlingarna.


2. Nya styrelsemedlemmar
Satu Lähteinen och Johan Jagersten hälsades välkomna till styrelsen. Även Fredrik Sköld är ny i styrelsen, men inte närvarande på mötet.

3. http://www.jarnasportklubb.blogspot.com/
I syfte att öka kommunikationen i Järna Sportklubb har det öppnats en blogspot. Här kan vi inom hela föreningen dela information, mötesprotokoll, agendor mm och inte minst kommentera med egna inlägg.

4. Cafeteria
Cafeteriaverksamheten har slagit nytt försäljningsrekord säsongen 2007-2008. Preliminärt 70 kkr i nettointäkt. Återstående lager ska säljar till HS eller Fotbollssektionen. Representanter i cafeteriagruppen är Eva Andersson (R1), Annika Axelsson (T99/00), Karin Örtqvist (T97), Lisa Andersson (T96), Marita Samuelsson (T94/95).
Beslutades att Katarina och Jörgen kallar cafeteriagruppen till avstämningsmöte.

5. Roller i Ishockeysektionens styrelse
Tidigare distribuerad beskrivning av roller i ishockeysektionens styrelse presenterades och diskuterades. Enligt stadgarna ska sektionsstyrelsen konstitueras.
Beslutades att konstituering sker vi nästa möte.

6. Plan för nästa säsong
Styrelsens mål innan ”sommarlovet” är -att försäsongsschema och ordinarie säsongsschema på is ska vara bokat på K&F-att deltagaravgiften för aktiva i ishockeysektionen är fastställd samt
-att en ledarträff har hållits.

7. Valborg
Arrangemangsgruppen för Valborg på Ljungbackens IP planerar en annorlunda happening på IP med musik & sång samt diverse tävlingar. Syftet är att öka klubbkänslan, marknadsföra klubbens verksamhet och bjuda besökarna på någonting nytt. Av den anledningen har ishockeysektionen fått en förfrågan om vi är intresserade att marknadsföra oss, och i sådana fall komma med förslag på upplägg. Ishockeysektionen har tidigare ställt upp målvakt och erbjudit skottävling på Järna dagen.
Beslutades att Jörgen skickar ut en förfrågan till lagledarna om intresse finns. Torbjörn fångar upp resultatet.

8. Järnaloppet
Upplägget för järnaloppet kommer justera inför 35:e jubileumsloppet. Bland annat kommer tävligen gå på en lördag (istället för söndag) i syfte att kunna avsluta arrangemanget med en gemansam fest. I vanlig ordning gäller för ishockeysektionen annonsförsäljning i programbladet, distribution av programblad/inbjudningar samt uppsättning av avspärrningar och efterlöpare på tävlingsdagen.

9. Övrigt
a) Kontaktlistor till sektionsstyrelserna och till de olika lagen mailas ut av Jörgen. Om lagen sköter sin hemsida ska kontaktuppgifter till respektive lag finnas på laget.se.

b) Thomas Erlandsson bjuds med på nästa styrelsemöte i ishockeysektionen.

c) Anders kommer begära en istidsansvarig i respektive lag för att förenkla schemaläggning och kommunicera ändringar (kan blogspot vara en verktyg?).

d) Jörgen skickar ut policy och riktlinjer för ishockeysektionen (finns i pdf-format på jsk.a.se) för information till nya styrelsemedlemmar och komplettering/uppdatering.

e) Ringetteflickornas sagolika framgång ska uppmärksammas på Valborg genom överlämning av en ”Mästarflagga” att hänga upp i ishalen och hederspin.

f) Mötet föreslår att ishockeysektionen frångår upplägget med ekonomisk redovisning på lagnivå. Motivet är dels att vi inte förfogar för de verktygen som en sådan redovisning kräver, dels skapar detta upplägg subkulturer vilket vi har upplevt skapar stridigheter. Beslutades att vi ska se över nuvarande upplägg och hitta enkla och säkra ekonomiska flöden i samråd med JSK i övrigt.

10. Nästa möte
Preliminärt tisdagen den 22 april. Se separat kallelse.

Minnesspår från samspelsträningen för alla styrelser i JSK

Samspelsträningen ägde rum lördag 5 april.

Nedan kan du via filmerna se vad vi gjorde, vad som presenterades och de förslag till principer som lades fram.
Vi kommer senare att sammanfatta innehållet i filmerna i skrift.
I stora salen i Föreningshuset sitter också de visualiseringar som användes.

Först skapade vi dynamiska team av motpolare, i det här fallet styrelsemedlemmar med olika s k problemlösarstilar och från olika sektioner:

Sedan tydliggjorde vi byggplanerna för de nya omklädningsrummen:

Vi tog sedan en promenad på IP och samlades på läktaren vid stora gräsplanen. Där presenterade ordföranden i huvudstyrelsen 5 antaganden som han utgår ifrån när han prioriterar sina egna insatser:

Sedan introducerade han ett förslag på 6 nyckeltal att följa i utvecklingen av klubben:

Deltagarna från de olika sektionerna gav en kort återkoppling på idéerna:

Efter att rollerna i huvudstyrelsen hade presenterats (du kan se listan till vänster i bloggen) så fick de fem teamen som bildades tidigare på förmiddagen i uppgift att formulera förslag till principer inom fem olika områden. Du kan se deras förslag i filmerna nedan:

Förslag till principer för sponsorer:

Förslag till principer för intäktskällor:

Förslag till principer för leverantörsavtal:

Förslag till principer för sortiment i kiosker:

Förslag tillprinciper för produkter som lyfter fram klubbens egen identitet:

Avslutningsvis kan du i filmen nedan se vilka som var med på samspelsträningen denna soliga lördagförmiddag i april:

Huvudstyrelsen, där också ordföranden i alla sektioner ingår, kommer att ha sitt första styrelsemöte onsdag den 23 april och vi hoppas att hinna fundera kring och analysera flera av de förslag som kom fram under vår samspelsträning så att vi snabbt kan fatta beslut som gynnar alla medlemmar i klubben oavsett sektion, roll eller ålder.

Vid datorn:

/Thomas de Ming