NärvarandeAnneli Engström, Gunilla Åbrink, Björn SJö, Lena Sjölander, Rolf Berg, Nina Nielsen, Inga Hedström-Roghem, Jörgen SKagerfahl, Christer Norman, Lasse Ahlbom och Thomas de Ming
FrånvarandeAnneli Norman och Thomas Erlandsson
Arbetsformer1. AU:s ansvarsområde och roller (beslut)Styrelsen fattade beslut om uppgifter och roller enligt nedan:
Övergripande ekonomisk styrning och bokföring (Inga Hedström-Roghem)
Övergripande planering och avtal (Gunilla Åbrink)
Övergripande kommunikation (Anneli Engström)
Övergripande marknadsansvar kring försäljning, egna produkter och sponsoring (Marknadsansvarig, behöver rekryteras)
Övergripande ansvar för kompetens- och konceptutveckling (Thomas de Ming)
Övergripande ansvar för klubbgemensamma arrangemang (olika projektledare för de olika arrangemangen)
Övergripande ansvar för faciliteter överförs till kanslichef Thomas Erlandsson.
2. Former för uppföljning (beslut)Styrelsen fattade beslut att använda den excelfil som Gunilla har skapat som metod och redskap för uppföljning. Varje beslutspunkt finns på egen rad där ansvarig, status och färdigdatum syns.
Röd färg = ej påbörjad Gul färg = pågår Grön färg = färdig.
De färdiga punkterna flyttas till eget blad där man kan få en överblick av genomförda beslut.
Denna excelfil ska även finnas utskriven och sitta på väggen i stora salen på en planeringsvägg.
Gunilla ansvarar för uppdatering av excelfil.
3. Alla sektioners protokoll tillgängliga på blogspot (uppmaning)
Ordförande uppmanade de sektioner som ännu inte lägger ut sina protokoll på JSK:s minnen, d v s
http://www.jarnasportklubb.blogspot.com/ att göra det. Fick jakande besked av alla.
4. Planeringskonferens alla styrelsemedlemmar inför nästa år (beslut)Styrelsen beslutade att bjuda in alla styrelsemedlemmar i alla sektioner till en planeringskonferens inför 2009.
Syftet är att skapa en samsyn kring klubbens gemensamma inriktning inför nästa år.
Datum för planeringskonferensen blir torsdag 4 december kl. 18.30 -20.30.
Punkter på agendan blir identitet/verksamhetsprofil, former för sponsorsamarbeten, kommunikationsformer, 85 års-jubileum och ledarfest för alla ledare.
Marknad / intäkter 5. Övergripande identitet - inriktning i budskap och grafisk profil (beslut)Styrelsen beslutade att renodla inriktningen i klubbens profil gällande både budskap och grafisk profil enligt förslag från AU.
Läs mer via denna
länk!Identiteten kommer att presenteras för alla styrelseledamöter i alla styrelser vid planeringskonferensen 4 dec.
6. Process för att utveckla sponsorpaket (beslut)Styrelsen beslutade att låta en marknadsgrupp under ledning av Jörgen SKagerdahl och Björn Sjö arbeta fram ett konkret förslag på olika sponsorpaket att presentera på planeringskonferensen 4 dec. Jörgen och Björn knyter till sig fler personer efter behov.
Målet är att företagen ska:
-känna att de slipper ha många olika personer springandes från JSK i samma ärende
-att tydligare kunna se vad som erbjuds
-att veta vad pengarna går till
-känna att man får ordentligt tillbaka på sin satsning
7. Innehåll i bidragsansökan till Södertälje kommun (beslut)
Järna SK lämnar in ansökan om bidrag på samma nivå som tidigare år inom kategorierna funktionnärsbidrag samt driftbidrag för föreningshus, fotbollsplan och motionsspår.
Lasse kommer att sondera möjligheten att få hjälp med bidragsansökningar i andra kategorier och hos andra bidragsgivare.
Kommunikation
8. Aktiviteter att prioritera för bättre kommunikation (beslut)
Styrelsen beslutade att följa Annelis förslag om prioriterade aktiviteter:
-att få upp informationstavlor på IP och på strategiska platser i Järna
-att samla informationsansvariga från alla lag för att skapa bra rutiner
-att marknadsföra den information som finns tillgänglig via internet
Anneli tar fram plan för genomförandet som visualiseras i stora salen.
9. Närvaro på internet (beslut)Styrelsen beslutade att intensifiera arbetet med att utveckla klubben.se/jsk i kombination med laget.se för att där tillgängliggöra sektionernas verksamhet och lagens aktiviteter.
Viktigt att alla sektioner och alla lag är aktiva för att vi ska kunna förstärka profilen av att vara en klubb som har bredd, många sporter och stor aktivitet.
Agendor, protokoll och planer tillgängliggörs via jarnasportklubb.blogspot.com
Arrangemangen Järnaloppet och Valborg har egna hemsidor/bloggar.
Styrelsen beslutade också att skapa en "portal" där man når alla hemsidor/bloggar med JSK som avsändare eller som man vill associeras med (t ex smartsportcampus.se).
Ekonomi
10 a. Aktuellt resultat (information)Sektionernas resultat ligger inom budgetramarna och resultatrapporter kommer att mailas till alla ordförande av Inga.
10.b Särskilja ekonomin för olika lag inom ishockey/ringette (beslut)
Styrelsen beslutade att prova metoden att utifrån en inköpsanmodan redovisa innehåll i fakturor i ren text istället för med projektnummer. Då kan styrelsen för hockey/ringette se vilket lag de olika fakturorna belastar. Styrelsen bedömmer att detta fungerar bättre än att de olika lagen själva konterar med ett eget projektnummer (kräver en oerhörd disciplin från alla inblandade för att det inte ska skapa merarbete för Thomas på kansliet).
10 b. Budgetprocessen inför 2009 (information och beslut) Inga kommer att föreslå en ännu bättre kontoplan för att minska antalet verifikationer under kontot "övriga kostnader".
En fil för budget 2009 kommer att skickas ut för att alla sektioner ska kunna ha sina budgetar klara till årets sista HS.
För att kunna hantera att olika sektioner har olika verksamhetsår så beslutade styrelsen att låta Inga utreda möjligheten att börja jobba med en s k rullande resultatrapport. Inget datum för rapport av utredningen sattes eftersom det just nu är viktigare att lägga krut på kontoplan och budget 2009.
Faciliteter 11 a. Process för bättre lokalutnyttjande i föreningshus samt arbetsmiljö (beslut)Styrelsen beslutade att Nina får i uppdrag att jobba fram ett konkret förslag på en omflyttning av funktioner för olika rum i föreningshuset för att både få ett ännu bättre lokalutnyttjande och skapa en bättre arbetsmiljö för Thomas på kansliet.
På mötet presenterade Nina en idé om att Thomas flyttar till nuvarande arkivrummet. arkivet flyttar till postrummet. Postfack och anslagstavla sätts upp i entre där nu hatthylla finns. Det nuvarande kanslirummet frigörs för möten och andra aktiviteter.
Fråga ställdes också till friidrotten om att rensa i friidrottshuset och att där kunna förvara material från klubbens övergripande arrangemang (Järnaloppet samt Valborg).
Fotbollen undrar också om möjligheten att förvara en del av sitt material där.
Inga lovade att återkomma när hon har en klarare bild av eget behobv för friidrotten.
Konkreta förslag presenteras och beslut fattas om lokalutnyttjande fattas på nästa HS.
11 b. Starta arbetet med att etablera en plan med konstgjort gräs (beslut)Styrelsen beslutade att starta arbetet med att försöka få till en plan med konstgjort gräs inom ett par år i samspel med övrigt arbete med att utveckla IP.
Lasse har drivningsansvar för just denna fråga och får knyta till sig fler personer vart efter behov.
11 c. Undersöka möjligheten att ha fasta pingisbord i lokal vid Ådalskolan (beslut)Styrelsen gav Christer sitt stöd att undersöka möjligheten att få tillgång till en lokal nedanför Ådalskolan som idag bara används som upplag. Syftet är attdär kunna ha ett antal fasta pingisbord.
Arrangemang
12 a. Utreda tävlingsprofil för Järnaloppet 2009 (beslut)Styrelsen beslutade att utreda frågon om Järnaloppets tävlingsprofil. Förslag lades fram från Thomas att renodla tävlingens profil mot motionärer och lämna ambitionerna på att erbjuda ett tävlingstillfälle för eliten. Argumentet att det är svårt att attrahera båda målgrupperna i samma tävling samt att motion stämmer bättre med JSK:s profil.
Inga vill behålla elitklasserna och tror att det går att kombinera. Inga fick därför i uppdrag att undersöka vad som presenteras i friidrottsförbundets tävlingskalender och denna fråga behandlas sedan på nästa AU.
12 b. Medverkan på luciamarknad (information)Styrelsen fick information om att tre sektioner kommer att dela på både insats och intäkter i samband med att en luciamarknad arrangeras lördag 13 december. Sektionerna är pingis, innebandy och idrottsskolan.
12 c. Fira 85-årsjubileum (beslut)Lasse väckte frågan till styrelsen om på vilket sätt vi tänker oss att fira att klubben har funnits i 85 år. Styrelsen beslutade att diskutera frågan på planeringskonferensen den 4 dec.
Verksamheten i sektionerna13 a. Fotboll - process för att ersätta inkomster från Bingo-Lotto (beslut) Lasse väckte frågan om hur fotbollen ska ersätta de intäkter som försvinner för nästa år nu när klubben har fattat beslut om att sluta sälja Bingo-lotter. Styrelsen beslutade att Lasse och Thomas träffas separat för att lösa den frågan.
13 b. Fotboll - märkesavtal med Stadium (beslut)Styrelsen beslutade att fotbollen får teckna avtal med Stadium för de kommande tre åren om man önskar även om övriga sektioner väljer andra vägar.
13 c. Friidrott - återuppstå som formell sektion vid nästa årsmöte (information)
Inga informerade om att det nu finns en adjungerad styrelse inom friidrottssektionen och att man avser att formellt starta upp sektionen igen i samband med årsmötet.
Ordförande avslutade mötet och tackade för god stämning, bra energi och stor koncentration...:-)
