Protokoll upstartsmöte Järnaloppet 2009

Närvarande:
Inga Roghem, Frank Roghem, Thomas de Ming, Annelie Norman, Christer Norman, Lasse Ahlbom, Micke Roths och Thomas Erlandsson

Järnaloppet arrangerars trots parkvägsbygge
Beslut togs att Järnaloppet kan gå av stapeln den 5/9 som planerat trots det nya parkvägsbygget som skall göras längs med 5 km spåret.
Parkvägsbygget blir i form av en gångväg som är 3 meter bred och går parallellt med 5 km spåret, underlaget är grus.
Frank kollar upp med kommunen och Flyning vad som gäller tillståndsmässigt inför loppet.

Framtagning av budgetar
Thomas de Ming gör en marknadsplan med buget.
Frank Roghem gör en budget för själva tävlingsarrangemanget där även en kalkyl för kostnader för datachip ska ingå.

Sponsor- och annonsförsäljning
Frank föreslog att man/vi skulle gå till huvudsponsorerna från förra året i första hand för att säkra dem.

I och med den nya marknadsplan som är framtagen (beslutas på HS 29/1), där 1924-klubben är ett av fyra sponsorpaket som kretsar kring Järnaloppet, så uppkomfrågan om hur stor del av dessa paket som går till Järnaloppet. Den frågan är fortfarande öppen när detta protokoll skrivs, men förslaget är att 50% av intäkterna per paket går till Järnaloppet och övriga 50% går till den sektion som har sålt ett medlemskap i 1924-klubben.
I medlemskapet ingår att man får man en halvsida i Järnaloppsbladet, 2 st "starter" till loppet, 2 st festbiljetter till Jubileumsfesten och även erbjudande att stå på Järnadagen med sitt företag.

Två parallella organisationer
Vad gäller hur arbetet organiseras så blir det detta år tydligare med en tävlingsorganisation (med representation från deltagande sektioner) och en organisation för kringarrangemnag (leds av AU)
Frågeställning när det gäller tävlingsorganisationen är hurvida Innebandysektionen ställer upp med representant. Frågan lämnades öppen men Inga fick i uppgift att ta kontakt med Roffe Berg och utröna hur de har tänkt inför årets Järnalopp.

Järnaloppsbaldet
Beslut togs att Frank gör annonslayouten och Annika Johnson Ming tillfrågas om att utforma det redaktionella.
Thomas de Ming önskade även att till nästa möte skulle det ha klurats slogan för årets loppet.

Bokning av IP och ljud
Thomas Erlandsson bokar IP och Jakob för ljudanläggningen.

Nästa möte
2009-02-19 kl 18.00.

Ett litet P.S från Lasse Ahlbom, till nästa års lopp då vi måste göra om bansträckningen p g a av den nya parkvägen och loppet då går runt/vid Logsjön. 2010 slogan: SPRING SÅ IN I VASSEN!