Protokoll inofficiell ledningsgrupp hockey/R1

Torsdag 21 maj

Alla i gruppen närvarade på mötet förutom Arne Hörvalius.

Samordning
En inofficiell ledningsgrupp har bildats för sektionen. Gruppen kommer att träffas med jämna mellanrum för att synka allt som behöver samordnas inför nästa säsong.

I denna ledningsgrupp ingår:
Stefan Andersson
Anders Lenntorp
Anders Olsson
Lars Andersson
Mikael Neideman
Arne Hörvalius
Thomas de Ming

Uppgiften för gruppen är att snabbt ta tag i nödvändiga aktiviteter och fatta nödvändiga beslut för att därmed skapa en fungerande organisation för nästa säsong.
Målet är också att skapa goda förutsättningar för den ordförande som förväntas finnas på plats innan säsongen startar.

Ekonomi
Beslutades att det är ett krav att alla transaktioner som sker kring lagen ska bokföras. Det handlar inte om att stävja fusk utan om att skapa större tydlighet, bättre uppföljning och öka känslan av tillit bland alla inblandade.

Alla leverantörer ska i fortsättningen lämna följesedel eller skriva tydlig referens på faktura för att fakturan ska betalas. Kvitton som lämnas in ska sitta på A4 där också referens framgår tydligt.

Månatliga ekonomiska rapporter ska tas fram för att uppföljningen ska bli bättre.
Thomas de Ming tar kontakt med Thomas Erlandsson (kanslichef) och Inga Hedström-Roghem (kassör i huvudstyrelsen) för att säkerställa att kostnader och intäkter kan bokföras och rapporteras för respektive lag och på sektionsnivå.

Gavs klartecken till Anders Olsson att boka istid för försäsongen för ca 130,000 kr.

Thomas de Ming tar kontakt med Anders Andersson för att tydliggöra om Veteranlaget ska vara med inom Järna SK med samordnad bokföring eller fungera som egen förening.

Planering
Anders Lenntorp och Anders Olsson ansvarar för planeringen under försäsongen.
Närmast ska Järna SK:s förslag på fördelning av istider förankras med SSK och Södertälje kommun.
Anders Olsson kommer också att ansvara för anmälningar till serier för nästa säsong

Lagens organisation
Beslutades att kräva att varje lag har en tydligt uttalad ledning med ansvar för planering och ekonomi.

Som stöd för lagen kommer ett dokument med riktlinjer och ramar att formuleras och skickas till alla lag. Thomas de Ming utformar ett förslag som förankras i ledningsgruppen.
Detta dokument kommer också att användas för att engagera föräldrar och tydliggöra ömsesidiga förväntningar.

Ledarskapsutveckling
Inför nästa säsong så avser sektionen att själva ”köpa in” utbildning till alla ledare i sektionen och att även genomföra olika aktiviteter i samband med träningarna. Anledningen är att de centrala utbildningarna inte anses vara tillräckligt effektiva.

Sponsoring
Mikael Neideman får ansvaret för att koordinera sektionens sponsorarbete.
Mikael och Thomas de Ming träffas för att synka arbetet med Järna SK:s övergripande sponsorarbete.

Rekrytering nya spelare
Mikael Neideman förbereder genomförande av skridskoskola till nästa säsong och undersöker samtidigt möjligheterna att marknadsföra skridskoskolan bättre i syfte att rekrytera fler nya spelare.

Byggnation av omklädningsrum
Thomas de Ming tar kontakt med Anders Bengs på kommunen och ber honom i rollen som byggherre och beställare av de nya omklädningsrummen sammankalla till ett byggmöte med Anders Andersson, Erland Konrfelt och Mikael Neideman. Syftet är att tydliggöra vad som har gjorts, hur kostnader av fördelats och hur de konkreta byggplanerna ser ut fram till färdigställande. Thomas avser att medverka på mötet för att fungera som ”moderator”.

Matcher
Ledningsgruppen har förslag på förbättringar av rutiner i samband med matcher men väntar med att ta tag i dessa tills det mer akuta frågor av avklarade.