Protokoll AU onsdag 12 november

Närvarande: Rolf Berg, Inga Hedström-Roghem, Gunnila Åbrink, Nina Nielsen, Thomas de Ming och Thomas Erlandsson.

Frånvarande: Björn Sjö och Anneli Engström

Arbetsformer
1. Genomgång av beslutslistan
Ansvarig och beräknad färdigtid tydliggjordes för varje punkt på beslutslistan. Beslutslistan finns i en excelfil som inte går att infoga på denna blogg. En utskrift av listan kommer att finnas i Föreningshusets stora sal. En avskrift kommer också att finnas på denna blogg under egen rubrik "Beslutslistan".

2. Framtidsmöte inför 2009
Inbjudan och agenda för framtidsmötet den 4 december med alla styrelsemedlemmar i alla styrelser presenterades och beslutades. Inbjudan ska gå ut via ordförande i alla sektioner senast sön 16 nov.

Marknad / Intäkter
3. Tydliggöra stegen i processen att ta fram sponsorpaket
Eftersom Björn Sjö inte var närvarande behandlades inte denna punkt.
Björn förväntas istället att presentera ett förslag på framtidsmötet den 4 december.

4. Ansökan om kommunala bidrag
Beslöts att ansökan till Södertälje kommun ligger på samma nivå som tidigare år gällande funktionäsrbidrag samt driftsbidrag för Föreningshus, fotbollsplan och motionsspår.

Kommunikation
5. Tydliggöra stegen i processen för infotavlor och infogrupp
Eftersom Anneli Engström inte var närvarande behandlades inte denna punkt.
Anneli förväntas istället presentera ett förslag på framtidsmötet den 4 december.

Ekonomi
6. Förädling av kontoplan och underlag för budgetarbetet
De konton som inte används kommer atttas bort i kontoplanen.
De sektioner som önskar ta reda på resultat för enskilda lag får hjälp av fritextsökning i verifikaten. Därför viktigt att skriva vilket lag en faktura eller intäkt gäller så att det går att hitta den i fritextsökning.
Konton där missförstånd ofta har uppstått har nu fått små förklarande texter med exempel.
Abonnemang för programvara till bokföreingen kommer att tecknas.
Underlag för budgetarbetet är utskickat till alla sektioner. Inga, Thomas E och Thomas dM träffas innan HS 17 dec och gör budget för HS för 2009.

7. Ekonomisk rapport
Alla rapporter gicks igenom utan anmärkning.

Faciliteter
8a. Förslag om omdisposition av lokalytor i Föreningshuset
AU föreslår förljande omdisposition för att ge Thomas E enbättre arbetsmiljö och fler mötes- och aktivitetsytor (att beslutas på HS 17 dec):
Kontoret flyttar in till nuvarande arkivet och det nuvarande kontoret blir till ett ytterligare mötes- och aktivitetsrum.
Arkivet flyttar in till nuvarande postrummet.
Postfacken flyttar in på en vägg i nuvarande kontoret (alternativt "in i vägg mot kontoret vid entrén).

8b. Extra stolar till stora salen i Föreningshuset
Thomas E fick i uppdrag att köpa in 25 st klappstolar att kunna användas i stora salen.

9. Utnyttja utrymmen i friidrottshuset
Friidrottssektionen upplåter "köksdelen" i friidrottshuset för förvaring av material till valborg.
Diskussion tas med fotboll att också kunna ha visst material där.
Gamla frysar, spisar och kylar kommer att slängas. Inga, Nina och Rolf bokar ett datum innan jul.

Arrangemang
10. Profilering av Järnaloppet 2009
Det finns olika åsikter om hur Järnaloppet bäst bör profileras inför nästa år.
Alternativ 1 är att fortsätta med samma klasser som tidigare år och vara ett lopp för både elit och motion.
Alternativ 2 är att renodla profilen mot motion och roliga inslag i och kring loppet.
Frågan kommer upp igen på HS 17 dec för beslut.

Verksamhet i sektionerna
11. Processen för att skapa en stabil styrelse för innebandyn
Styrelsen för innebandyn kommer att ha ett protokollfört möte innan årsmötet.
Rolf sonderar samarbetsformer med Hölö-Mörkö IF.